Automatiser la demande de confirmation de présence à un rendez-vous.
Vous avez sûrement déjà attendu en vain que quelqu’un se connecte à un rendez-vous que vous aviez pourtant organisé en avance…
Si ces rendez-vous manqués au quotidien peuvent être des sources d’agacement, c’est aussi une vraie perte de temps et d’énergie que d’attendre que quelqu’un se connecte. Rien de plus stressant que de devoir reprogrammer un rendez-vous dans une journée déjà bien chargée !
C’est pourquoi vous avez tout intérêt à multiplier les rappels, confirmations et autres solutions proposées par Calizy pour réduire ces rendez-vous manqués !
Pourquoi faire confirmer la présence à un rendez-vous ?
Des avantages clés
La confirmation de présence en amont d’un rendez-vous a plusieurs avantages :
- Assurez-vous que les participants à votre rendez-vous ou réunion soient toujours bien disponibles.
- Évitez des malentendus entre vous et ces participants sur la date retenue, et les modalités de votre échange qui peuvent découler des multiples échanges pour organiser cet échange !
- Rappelez aux participants l’heure et la date du rendez-vous. Un oubli peut arriver à tout le monde et un rappel est toujours utile !
- Confirmez à vos clients, prospects, interlocuteurs que l’échange aura bien lieu. Profitez-en pour insister sur l’intérêt que vous portez à votre interlocuteur et l’importance de ce rendez-vous !
- Communiquez les informations clés du rendez-vous : présentiel ou distanciel, plateforme utilisée pour la vidéoconférence, durée du rendez-vous, éléments à consulter en amont …
Réduisez les no-show
En automatisant la demande de confirmation de présence à un rendez-vous, vous diminuez drastiquement ce qu’on appelle les no-shows – les rendez-vous non honorés par les participants. Avec Calizy, vous réduisez de 30 % le taux de ces rendez-vous non-honorés !
En effet, avec la multiplication des rendez-vous par visioconférence depuis les confinements, l’apparition de nouvelles plateformes de visioconférence, des outils de gestion des agendas … il peut arriver que l’un de vos clients oublie sincèrement le rendez-vous en question.
Comme il peut arriver que, faute d’une confirmation, la personne préfère penser que le rendez-vous n’est pas maintenu ou manque de se connecter au rendez-vous pour diverses autres raisons.
Mais ces no-shows de plus en plus nombreux sont réellement problématiques : occasions professionnelles manquées, moins de transformation du prospect au client, perte de temps, et d’énergie, mais aussi dégradation des relations professionnelles …
Autant de raisons de limiter à tout prix ce taux de no-shows; et pour cela, la demande de confirmation de rendez-vous peut s’avérer très efficace !
Pourquoi automatiser la demande de confirmation ?
Vous l’avez compris, demander à son client, prospect, ou à toute autre relation professionnelle de confirmer sa présence en amont d’un rendez-vous convenu vous permettra de réduire les rendez-vous non honorés, et ainsi les frustrations et pertes de temps et d’énergies qui en découlent !
Mais pourquoi est-il pertinent d’automatiser cette demande de confirmation ?
Gagner du temps
L’un des avantages de limiter le taux de no-shows, est de réduire la perte de temps liée à un rendez-vous annulé.
Si l’on pense aussi au temps passé à échanger quelques mails pour convenir de la date, de l’heure et du lieu de rendez-vous, puis le temps de créer l’invitation, l’envoyer, etc, un rendez-vous manqué est une double perte de temps !
Alors l’objectif de demander aux participants une confirmation de présence au rendez-vous n’est certainement pas d’ajouter une tâche chronophage à votre agenda, ou d’allonger le temps lié à l’organisation d’un rendez-vous.
Il serait donc contre-productif de perdre du temps chaque jour ou chaque semaine à envoyer des mails à chaque participant, de chaque réunion ou rendez-vous, pour lui demander de confirmer ou non sa présence à un rendez-vous !
Ainsi en automatisant ces demandes de confirmation aux rendez-vous vous pourrez éviter une double perte de temps :
- celle pour demander les confirmations de rendez-vous
- et celle à attendre des participants qui ne se connectent pas à un rendez-vous.
Être plus efficace
En plus de gagner du temps, vous gagnerez aussi en efficacité en automatisant la demande de confirmation à vos rendez-vous.
En effet, l’automatisation permet de définir le moment clé pour demander à son client ou prospect de confirmer sa prise de rendez : Une semaine avant ? En début de semaine ? La veille du rendez-vous ?
Plus la peine de se poser ces questions, de se rappeler de demander à la personne concernée de confirmer sa présence, etc. Calizy s’en occupe pour vous et libère votre charge mentale de ces tâches fastidieuses, ce qui vous permettra d’avoir l’esprit plus disponible pour s’atteler à d’autres sujets !
De la même façon, vous pourrez aussi systématiser les informations clés que vous souhaitez transmettre aux participants en même temps que vous leur demandez de confirmer leur présence.
En effet, en même temps que cette confirmation, il peut être pertinent de rappeler si ce rendez-vous se tient en présentiel ou en ligne, le lieu du rendez-vous ou la plateforme de visioconférence utilisée le cas échéant …
Ce sont autant d’éléments nécessaires à avoir en tête au moment de confirmer ou non sa présence.
Éviter les erreurs humaines
Si vous avez une semaine chargée en rendez-vous, vous risquez de vous emmêler les pinceaux entre les rendez-vous confirmés ou non, les modalités des rendez-vous à communiquer aux personnes concernées en leur demandant confirmation, d’oublier de confirmer certains rendez-vous …
Ces erreurs sont évidemment humaines, mais peuvent être évitées en automatisant la demande de confirmation de rendez-vous.Vous dissiperez aussi ainsi d’éventuels malentendus et confusions !
Améliorer l’expérience client
L’un des autres avantages de cette automatisation est d’améliorer l’expérience client, et ainsi de renforcer votre marque.
En effet, grâce à l’automatisation, les emails de demande de confirmation sont envoyés au moment opportun, suffisamment en amont du rendez-vous pour permettre d’éventuels ajustements d’agenda mais pas trop en avance non plus pour le garder en tête le moment venu !
L’email de demande de confirmation automatisé communiquant dans le même temps les informations clés du rendez-vous facilite aussi la tâche pour votre client, prospect, ou toute autre personne avec qui vous avez rendez-vous.
En effet, il devient facile de retrouver ces informations et s’organiser en amont dans ses déplacements, plannings, etc, et en même temps que vous demandez à votre invité de confirmer sa présence, vous lui confirmez aussi la tenue du rendez-vous et votre intérêt pour cet échange !
Comment automatiser la demande de confirmation ?
Vous êtes maintenant convaincus de l’utilité de demander confirmation en amont d’un rendez-vous, mais aussi d’automatiser cette demande, mais alors comment mettre en place cette automatisation ?
La solution Calizy pour gérer vos rendez-vous.
Calizy est une solution intelligente de prise de rendez-vous en ligne et d’agenda partagé qui vous permet de gagner des clients, du temps et de l’efficacité dans une planification de rendez-vous qui s’adapte à votre activité !
Calizy c’est une solution multifonctionnelle. Avec Calizy la prise de rendez-vous en ligne avec vos clients, mais aussi en interne avec vos collaborateurs est facilitée.
Vous pouvez également convenir de plus de rendez-vous, car avec Calizy ceux-ci peuvent être pris par SMS, emails et vous pouvez ainsi intégrer facilement les liens de prise de rendez-vous à vos différentes communications.
Calizy facilite non seulement la prise de rendez-vous, mais aussi l’organisation du travail d’équipe. Calizy permet par exemple de définir des critères d’attribution d’un rendez-vous pour affecter celui-ci à la personne la plus compétente et disponible en temps réel.
Avec Calizy vous pouvez aussi retrouver facilement les rendez-vous prévus en les intégrant à votre calendrier.
En amont du rendez-vous, Calizy organise aussi la confirmation de rendez-vous et les rappels que vous jugez nécessaires !
Automatisez la confirmation de présence avec Calizy
Avec Calizy et son automatisation de confirmation de présence aux rendez-vous, vous diminuez jusqu’à 30 % le taux de no-shows !
Une demande de confirmation de rendez-vous multicanale
SMS, mails, notification … avec Calizy vous choisissez le canal adapté pour demander à vos interlocuteurs de confirmer leur présence à vos rendez-vous, mais aussi la fréquence et le délai de ces rappels pour optimiser cette confirmation !
Une demande de confirmation personnalisée
Avec Calizy, vous pouvez automatiser et personnaliser cette demande de confirmation : logo de votre entreprise, nom des participants à l’échange … La demande de confirmation est certes automatisée, mais elle demeure à votre image !
Une solution qui s’adapte à vos outils existants
Avec Calizy, vous ne multipliez pas les outils à utiliser dans votre entreprise puisque Calizy propose de multiples intégrations avec les outils que vous utilisez déjà au quotidien pour vous simplifier la tâche.
Alors laissez-vous convaincre par Calizy et passez vous aussi à la planification en ligne des rendez-vous, ainsi vous passez moins de temps à organiser vos rendez-vous, réduisez le temps de nos shows et augmentez le taux de transformation de prospect à client !
Pour en savoir plus et obtenir une démo, cliquez ici.