Avoir la possibilité de prendre facilement, rapidement et instantanément un rendez-vous pour un client ou pour un prospect est un avantage compétitif pour votre activité.

Cependant, la vie est faite d’aléas et les RDV mêmes les mieux programmés peuvent être annulés. Afin de réduire au maximum les risques d’annulation dans l’avenir, Calizy a mis en place un système de suivi et d’analyse, qui permet de mieux comprendre les motifs et les origines des annulations par typologie de RDV.

Personnaliser les origines et raisons des annulations de RDV

Tout d’abord il est important de pouvoir personnaliser les origines et les raisons d’annulation pour chaque client.

En effet, les raisons d’annulation d’un RDV pour un garage automobile comme par exemple un problème de stock sur une pièce détachée, ne sera pas le même pour une compagnie d’assurance dont le client souhaite annuler parce que son besoin de contrat automobile n’existe plus.

Dans Calizy pour annuler un RDV il est nécessaire de compléter deux informations avant de pouvoir annuler un RDV :

  • d’une part l’orgine de l’annulation : à savoir qui est à l’origine de l’annulation du RDV;
  • d’autre part les motifs de l’annulation du RDV qui peuvent varier significativement en fonction de l’activité de chacun.

L’origine de l’annulation d’un RDV 

Pour chaque client, Calizy propose de personnaliser les différentes origines de l’annulation. Traditionnellement dans Calizy il existe deux origines principales d’annulation :

  • une origine interne (le conseiller)
  • une origine externe (le client final)
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Personnaliser les origines d’annulation des RDV

Pour les sociétés qui travaillent avec des prestataires externes il est généralement demandé d’ajouter une origine additionnelle celle du prestataire qui réalise l’intervention ! 

Cependant, en fonction des besoins, une autre catégorie d’origine peut être ajoutée.

Le motif d’annulation d’un RDV

Une fois les différentes origines définies, il est important de pouvoir personnaliser les motifs d’annulation.

Autant les origines d’annulation sont assez similaires d’un client à un autre, autant les causes d’annulation sont presque aussi nombreuses que le nombre d’utilisateurs de Calizy.

En effet, un installateur de chaudière pourra avoir des raisons d’annulation liées à des problèmes d’approvisionnement de ses pièces de rechange ou bien encore à des problématiques techniques. Une banque ou une compagnie d’assurance aura des motifs d’annulation plus traditionnels comme un changement de planning ou bien une indisponibilité du client final.

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Personnaliser les motifs d’annulation des RDV

Ces informations sont primordiales et c’est donc la raison pour laquelle, elles sont entièrement personnalisables au sein de l’outil de prise de RDV Calizy.

Analyser les causes et origines des annulations de RDV

Mais au final, à quoi bon personnaliser ces informations si celles-ci ne sont pas utilisées ou utilisables ? L’objectif est de pouvoir exploiter ces données afin de trouver des points communs ou de mettre en évidence des problématiques récurrentes.

Dans Calizy, dans la partie statistiques il est ainsi possible d’analyser deux parties :

  • Analyser les annulations de RDV par typologie de RDV. Cela permettra peut être de mise en évidence qu’une typologie de RDV est plus fréquemment annulée qu’une autre.

Ainsi il est possible de connaitre les annulations par origine et par type de RDV. Ainsi il est possible pour un client de determiner que les RDV pour la conclusion d’un RDV pour un devis automobile est annulée principalement par le client.

  • Analyser les annulations par rapport à la date effective du RDV initial. Cette statistique permet aux équipes commerciales de prendre des mesures pour mettre en place des systèmes de rappels ou des actions commerciales en amont de la tenue du RDV. L’objectif est bien entendu de limiter les annulations de RDV.
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Ecran de statistiques des annulation de RDV dans Calizy

Tout le monde sait à quel point il est difficile de fixer un RDV avec un client ou avec un prospect. Il est donc important de limiter les risques d’annulation ou au moins de pouvoir analyser leurs raisons.

Vous souhaitez en savoir plus sur Calizy, notre équipe se tient à votre disposition pour un échange ! Prenez RDV directement avec un de nos experts.

Pour aller plus loin, consulter d’autres articles sur les fonctionnalités de Calizy :

  • Personnaliser les indisponibilités