{"id":947,"date":"2022-10-28T12:00:39","date_gmt":"2022-10-28T10:00:39","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.calizy.com\/?p=947"},"modified":"2022-10-28T12:31:56","modified_gmt":"2022-10-28T10:31:56","slug":"mail-rendez-vous-efficacite","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.calizy.com\/fr\/best-practices\/mail-rendez-vous-efficacite\/","title":{"rendered":"Comment r\u00e9diger un mail de prise de rendez-vous efficace ?"},"content":{"rendered":"\n

Vous cherchez \u00e0 r\u00e9diger le mail le plus efficace afin de vous assurer que votre client ou prospect accepte votre <\/em>demande de rendez-vous<\/em><\/strong>, \u00e9tape pr\u00e9alable \u00e0 la vente ?

Il n\u2019est pas ais\u00e9 de r\u00e9diger ce type de mail, surtout lorsque vous ne connaissez pas les disponibilit\u00e9s, les contraintes ni parfois m\u00eame les attentes de votre interlocuteur\u2026

Poursuivez votre lecture et d\u00e9couvrez dans cet article <\/em>la solution pour r\u00e9diger un mail de prise de rendez-vous des plus efficaces.<\/em><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

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Structurer son mail de prise de rendez-vous<\/h3>\n\n\n\n

Rappelez-vous que vous \u00e9crivez un mail \u00e0 une personne comme vous. Alors, si \u00e0 la relecture, le mail vous semble confus, c\u2019est qu\u2019il y a un probl\u00e8me. Pour rem\u00e9dier \u00e0 cela, nous vous conseillons de penser \u00e0 structurer votre email.<\/strong> Cela n\u2019est pas tr\u00e8s compliqu\u00e9 \u00e0 effectuer mais fera toute la diff\u00e9rence.<\/p>\n\n\n\n

Pour r\u00e9diger un mail de prise de rendez-vous efficace, celui-ci doit \u00eatre Un mail bien construit et doit comporter trois parties<\/strong> :<\/p>\n\n\n\n

–       L\u2019introduction<\/p>\n\n\n\n

–       Le d\u00e9veloppement (ici, la prise de rendez-vous)<\/p>\n\n\n\n

–       La conclusion<\/p>\n\n\n\n

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  1. Introduction du mail de prise de rendez-vous<\/li><\/ol>\n\n\n\n

    Dans l\u2019introduction, plusieurs choses sont importantes et \u00e0 ne pas n\u00e9gliger. Tout d\u2019abord, assurez-vous d\u2019utiliser les formules de politesses d\u2019usage<\/strong> afin que votre mail ne paraisse pas agressif \u00e0 son destinataire.<\/p>\n\n\n\n

    \u00c0 l\u2019\u00e9crit, tout ce que l\u2019on appelle le langage non verbal n\u2019est pas visible<\/strong>. Votre interlocuteur n\u2019a pas acc\u00e8s \u00e0 votre langage corporel, ni au ton que vous employez. Il est donc tr\u00e8s important de mettre la forme et choisir vos mots avec attention.

    On ne commence pas un email avec un simple \u201cBonjour\u201d. Identifiez la personne \u00e0 qui votre mail s\u2019adresse<\/strong> : \u201cBonjour Madame\u201d, \u201cBonjour Monsieur\u201d, \u00e9ventuellement \u201cBonjour (pr\u00e9nom)\u201d mais jamais \u201cBonjour Monsieur ou Madame X\u201d. <\/p>\n\n\n\n

    Identifier le destinataire du mail est particuli\u00e8rement important lorsque la bo\u00eete mail est partag\u00e9e par plusieurs personnes, afin que votre destinataire sache d\u2019un coup d\u2019\u0153il que le mail est \u00e0 son attention. <\/p>\n\n\n\n

    Cela est \u00e9galement utile pour cr\u00e9er un lien avec lui. Nous vous conseillons d\u2019adresser votre mail, dans la mesure du possible, \u00e0 une seule personne \u2013 quitte \u00e0 mettre une ou deux personnes en copie du mail. Ainsi, vous augmentez vos chances d\u2019\u00eatre lu<\/strong>. N\u2019oubliez pas que de nombreux mails finissent dans la corbeille sans avoir \u00e9t\u00e9 lus en entier.<\/p>\n\n\n\n

    <\/p>\n\n\n\n

    1. D\u00e9veloppement<\/li><\/ol>\n\n\n\n

      Ensuite, r\u00e9digez le corps du mail avec les informations n\u00e9cessaires \u00e0 la bonne compr\u00e9hension de l\u2019objet de votre sollicitation par votre interlocuteur. Soyez concis mais n\u2019omettez aucune donn\u00e9e n\u00e9cessaire \u00e0 la prise du rendez-vous<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

      Votre interlocuteur sera plus attentif au d\u00e9but du mail qu\u2019\u00e0 la fin. Pensez \u00e0 \u00e9crire l\u2019essentiel d\u00e8s le d\u00e9but et entrer dans les d\u00e9tails dans la suite du mail. Il est recommand\u00e9 \u00e9galement de structurer la partie \u00ab d\u00e9veloppement \u00bb de votre mail \u00e0 l\u2019aide de paragraphes<\/strong> qui permettront d\u2019a\u00e9rer votre propos.<\/p>\n\n\n\n

      <\/p>\n\n\n\n

      1. Conclusion du mail<\/li><\/ol>\n\n\n\n

        Enfin, concluez bri\u00e8vement en remerciant votre interlocuteur<\/strong> d\u2019avoir pris le temps de vous lire. N\u2019en faites pas trop mais prenez le temps tout de m\u00eame d\u2019\u00e9crire une formule de politesse<\/a> afin de rendre votre email agr\u00e9able \u00e0 lire. Tout est question de dosage !<\/p>\n\n\n\n

        La signature du mail est primordiale<\/strong>. Votre interlocuteur doit savoir qui s\u2019adresse \u00e0 lui. Apposez votre nom et pr\u00e9nom \u00e0 la fin du mail ainsi que votre fonction et vos coordonn\u00e9es. De nombreux outils existent aujourd\u2019hui pour personnaliser votre signature<\/a>. La plupart des bo\u00eetes de r\u00e9ception disposent d\u2019une fonction qui permet \u00e0 votre signature d\u2019appara\u00eetre automatiquement lorsque vous r\u00e9digez un mail.<\/p>\n\n\n\n

        NB : n\u2019oubliez pas de remplir la case \u00ab objet \u00bb<\/strong>. Ce dernier doit \u00eatre clair et concis pour indiquer directement \u00e0 votre interlocuteur ce dont le mail traite. Nous vous conseillons de faire une phrase nominale qui ne d\u00e9passe pas les 6 mots<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

        <\/p>\n\n\n\n

        R\u00e9diger un mail de prise de rendez-vous avec son client : les points-cl\u00e9s \u00e0 respecter<\/h3>\n\n\n\n
        1. Soyez direct(e)<\/li><\/ol>\n\n\n\n

          Ne perdez pas de vue votre objectif premier : faire passer un message de fa\u00e7on efficace. Pour r\u00e9diger un mail de prise de rendez-vous gardez \u00e0 l\u2019esprit que pour \u00eatre clair il faut limiter les digressions<\/strong> sinon vous courrez le risque de perdre votre interlocuteur qui ne saura pas o\u00f9 vous voulez en venir. Dans votre mail, ne parlez que du rendez-vous et de rien d\u2019autre !<\/p>\n\n\n\n

          Un mail trop long risque d\u2019\u00eatre survol\u00e9<\/strong>, un mail trop court ne contiendra pas toutes les informations n\u00e9cessaires \u00e0 la compr\u00e9hension de votre client. Le meilleur moyen pour que votre mail soit clair et ne contienne que les informations dont votre interlocuteur a besoin, c\u2019est avant tout qu\u2019il soit clair pour vous. <\/p>\n\n\n\n

          <\/p>\n\n\n\n

          1. Pr\u00e9cisez ce dont vous souhaitez discuter et pourquoi<\/li><\/ol>\n\n\n\n

            Avant de r\u00e9diger votre mail de prise de rendez-vous, vous devez savoir exactement ce que vous comptez proposer \u00e0 votre client <\/strong>durant ce rendez-vous, ou ce dont vous devez discuter avec lui. En un mot, soyez pr\u00eat \u00e0 r\u00e9pondre \u00e0 la question \u00ab C\u2019est \u00e0 quel sujet ? \u00bb. Vous devez aussi bien s\u00fbr conna\u00eetre vos propres disponibilit\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n

            <\/p>\n\n\n\n

            1. Ne n\u00e9gligez ni la forme ni le fond<\/li><\/ol>\n\n\n\n

              Veillez \u00e0 tout instant \u00e0 ce que votre formulation soit s\u00e9curisante, sans pour autant trop en faire<\/strong>. La forme est importante, car vous vous adressez \u00e0 un professionnel que vous ne connaissez pas personnellement. N\u00e9anmoins, elle ne fait pas tout et y pr\u00eater attention ne doit pas vous mener \u00e0 n\u00e9gliger le fond ! L\u2019objet de votre sollicitation doit \u00eatre exprim\u00e9 clairement.<\/strong>
              <\/strong> <\/p>\n\n\n\n

              De plus, votre phrase d\u2019accroche doit \u00eatre bien r\u00e9dig\u00e9e et percutante<\/strong>. Elle doit donner le ton du mail, faire comprendre en quelques mots de quoi il s\u2019agit tout en restant polie et souriante. C\u2019est la phrase que votre interlocuteur va lire en premier et elle le conditionnera pour le reste de la lecture.<\/p>\n\n\n\n

              <\/p>\n\n\n\n

              1. Introduisez un CTA ou un bouton<\/li><\/ol>\n\n\n\n

                Proposez directement des cr\u00e9neaux de disponibilit\u00e9s pour la prise de RDV dans le c\u0153ur du mail et n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 doubler cette proposition d\u2019un CTA. En effet, pPensez \u00e0 introduire un CTA<\/strong> – call to action – dans votre mail. Un CTA est un bouton qui, lorsqu\u2019il est cliqu\u00e9, d\u00e9clenche une action. Dans votre cas, placez dans le corps de votre mail un CTA qui renvoie vers un planning en ligne<\/strong> avec vos cr\u00e9neaux disponibles pour la prise de rendez-vous. <\/p>\n\n\n\n

                Ainsi, si les premiers cr\u00e9neaux propos\u00e9s dans le c\u0153ur du mail ne conviennent pas \u00e0 votre interlocuteur, il peut choisir les disponibilit\u00e9s qui lui conviennent le mieux. Cela \u00e9vite les multiples mails pour trouver un cr\u00e9neau qui puissent correspondre aux deux parties. De plus, le fait de proposer des cr\u00e9neaux directement dans l\u2019email avant m\u00eame de proposer le CTA montre une consid\u00e9ration envers votre interlocuteur. En effet, n\u2019oubliez pas que c\u2019est vous qui \u00eates \u00e0 l\u2019origine de la demande de prise de RDV et pas l\u2019inverse !  <\/p>\n\n\n\n

                Chez Calizy<\/a>, nous pouvons vous proposer une d\u00e9mo de notre outil de prise de rendez-vous en ligne<\/strong>. La page vers laquelle est dirig\u00e9 votre client apr\u00e8s avoir cliqu\u00e9 sur le bouton de votre email est \u00e9pur\u00e9e et la plus claire possible : aucun risque que celui-ci soit perdu. Utiliser un outil comme Calizy, c\u2019est faciliter la vie de vos clients et vous assurer d\u2019\u00eatre le plus efficace possible dans la gestion de vos rendez-vous clients. <\/p>\n\n\n

                \n
                \"\"<\/figure><\/div>\n\n\n
                1. N\u2019oubliez pas de conclure
                  <\/li><\/ol>\n\n\n\n

                  Enfin, concluez rapidement<\/strong>. Encore une fois, il est d\u2019usage d\u2019utiliser les formules de politesse. Nous vous faisons confiance pour choisir la formule adapt\u00e9e \u00e0 la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur. Inutile d\u2019en faire trop, une formule simple et concise suffit amplement<\/strong>. Elle doit cependant absolument appara\u00eetre. Si vous manquez d\u2019inspiration vous trouverez dans cet article quelques exemples de formules de politesse de fin de mail<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

                  <\/p>\n\n\n\n

                  Exemple de mail de prise de rendez-vous<\/h3>\n\n\n\n

                  Nous avons r\u00e9dig\u00e9 ci-dessous un exemple de mail sp\u00e9cifique \u00e0 la prise de rendez-vous dans le secteur des assurances.<\/strong> Vous pourrez vous en inspirer pour r\u00e9diger un mail de prise de rendez-vous d\u00e9di\u00e9 \u00e0 votre secteur d\u2019activit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

                  Objet<\/span> : Premier rendez-vous \u2013 formules assurance<\/em><\/p>\n\n\n\n

                  Monsieur,<\/em><\/p>\n\n\n\n

                  Chez (nom de l\u2019entreprise), nous avons \u00e0 c\u0153ur de prot\u00e9ger nos clients contre les risques de la vie de tous les jours. Je me permets de vous contacter aujourd\u2019hui afin de solliciter un entretien au cours duquel je pourrai vous pr\u00e9senter nos diff\u00e9rentes propositions d\u2019assurances. <\/em><\/p>\n\n\n\n

                  Pourrions-nous convenir d\u2019un rendez-vous t\u00e9l\u00e9phonique dans le courant de la semaine prochaine. Etes vous disponible mardi \u00e0 14h00 ou bien encore mercredi \u00e0 10h00 par exemple ?
                  Si aucun de ces cr\u00e9neaux ne vous convient, jJe vous laisse choisir dans mon agenda l\u2019horaire qui vous conviendra le mieux :

                  <\/em>CTA : \u201cPRENDRE RENDEZ-VOUS\u201d<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n

                  Dans l\u2019attente de notre rencontre, je vous souhaite, Monsieur, une excellente journ\u00e9e.<\/em><\/p>\n\n\n\n

                  Bien \u00e0 vous,<\/em><\/p>\n\n\n\n

                  (Signature)<\/em><\/p>\n\n\n\n

                  <\/p>\n\n\n\n

                  Ce mail n\u2019est pas trop long, il dispose de toutes les informations n\u00e9cessaires<\/strong> pour que le destinataire comprenne l\u2019objet de votre sollicitation. En outre, l\u2019insertion d\u2019un CTA permet de ne pas avoir \u00e0 lister vos disponibilit\u00e9s et de risquer de rendre la compr\u00e9hension du mail plus laborieuse.<\/p>\n\n\n\n

                  <\/p>\n\n\n\n

                  Conclusion<\/h3>\n\n\n\n

                  Nous esp\u00e9rons que cet article vous aura aid\u00e9(e) \u00e0 mieux appr\u00e9hender la r\u00e9daction d\u2019un mail efficace pour la <\/em>prise d\u2019un rendez-vous avec un client<\/em><\/strong>. La forme comme le fond ne doivent pas \u00eatre n\u00e9glig\u00e9s. <\/em><\/p>\n\n\n\n

                  Avec une solution de prise de rendez-vous en ligne comme Calizy, les \u00e9changes sont r\u00e9duits au maximum et <\/em>vous gagnez en productivit\u00e9<\/em><\/strong>. En un clic, votre interlocuteur a une vision globale de l\u2019ensemble de vos disponibilit\u00e9s et peut choisir celle qui lui convient le mieux. <\/em><\/p>\n\n\n\n

                  Ceux qui ont opt\u00e9 pour notre outil de prise de rendez-vous ont pu observer une moyenne de <\/em>35% de rendez-vous clients en plus <\/em><\/strong>et ont r\u00e9duit leur <\/em>taux de rendez-vous non honor\u00e9s de 30%<\/em><\/strong>. Demandez d\u00e8s maintenant une <\/em>d\u00e9mo<\/em><\/a> et voyez l\u2019\u00e9tendue des b\u00e9n\u00e9fices de notre offre.<\/em><\/p>\n\n\n\n