{"id":971,"date":"2022-11-02T12:00:24","date_gmt":"2022-11-02T11:00:24","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.calizy.com\/?p=971"},"modified":"2022-10-31T08:33:36","modified_gmt":"2022-10-31T07:33:36","slug":"process-rendez-vous-efficacite","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.calizy.com\/fr\/best-practices\/process-rendez-vous-efficacite\/","title":{"rendered":"\u00c9tapes de prise de rendez-vous : comment rendre le process plus efficace ? "},"content":{"rendered":"\n

Bravo, vous avez r\u00e9ussi \u00e0 approcher un prospect. Vous \u00eates \u00e0 pr\u00e9sent pr\u00eat(e) \u00e0 transformer l\u2019essai et il vous reste \u00e0<\/em> prendre rendez-vous avec votre potentiel futur client.<\/em><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Cette prise de rendez-vous, que ce soit dans son appr\u00e9hension ou dans sa r\u00e9alisation, soul\u00e8ve de nombreuses questions et emporte quantit\u00e9 de d\u00e9fis \u00e0 relever afin de maximiser <\/em>l\u2019acquisition finale du client. <\/em><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Comment se pr\u00e9parer au rendez-vous ? Comment se d\u00e9roule la prise de rendez-vous en elle-m\u00eame ? Quel mail r\u00e9diger pour le client ? Comment \u00e9viter les tr\u00e8s probl\u00e9matiques <\/em>\u201c<\/em><\/strong>no-shows<\/em><\/strong>\u201d<\/em><\/strong> ?<\/em><\/h2>\n\n\n\n

Afin de r\u00e9pondre \u00e0 toutes ces questions, nous avons op\u00e9r\u00e9 dans cet article une dissection lin\u00e9aire des 3 <\/em>\u00e9tapes de la prise de rendez-vous.<\/em><\/strong> En les suivant, vous pourrez fluidifier vos process, all\u00e9ger votre charge de travail et accro\u00eetre vos performances.<\/em><\/h2>\n\n\n\n
\"\"<\/figure>\n\n\n\n

\u00c9tape 1 : le travail pr\u00e9paratoire \u00e0 la prise de rendez-vous<\/h3>\n\n\n\n

Tout d\u2019abord, il faut se rappeler que, si obtenir un rendez-vous est une victoire en soi, elle n\u2019est qu\u2019une \u00e9tape vers la transformation commerciale<\/strong>. Ainsi, chaque rendez-vous doit \u00eatre pr\u00e9par\u00e9 comme un v\u00e9ritable exercice, afin de mener le client le plus rapidement vers le contrat.<\/p>\n\n\n\n

Commencez par analyser votre client<\/strong> scrupuleusement. Pour ce faire, posez-vous les bonnes questions, et essayez d\u2019y r\u00e9pondre le plus rationnellement possible. Quel est l\u2019objectif sous-jacent de mon client ?<\/strong> Au-del\u00e0 du service que vous proposez, cherche-t-il \u00e0 \u00eatre rassur\u00e9 ? Prot\u00e9g\u00e9 ? Veut-il plut\u00f4t \u00eatre convaincu de la performance de vos services ? Ou au contraire de votre tr\u00e8s bon rapport qualit\u00e9-prix ? A t il mis en place des KPIS ou des objectifs \u00e0 atteindre ?<\/p>\n\n\n\n

Pour proc\u00e9der \u00e0 ce questionnement, il faut \u00e9videmment se renseigner un maximum sur le type de client que vous aurez en face de vous. Il faut aussi \u00eatre tr\u00e8s au clair sur votre propre offre et sur les choses que vous pourrez lui proposer ou lui apporter<\/strong>. Ce sont des \u00e9l\u00e9ments qui paraissent \u00e9vidents mais qu\u2019il faut souligner, car le client pourra essayer de vous tester, avec des questions telles que \u201cPourquoi vous\u2026 ?\u201d ou encore \u201cQu\u2019est ce que cela m\u2019apporterait de\u2026 ?\u201d. Pr\u00e9parez-vous bien.<\/p>\n\n\n\n

Ces petites questions pi\u00e8ges, une fois \u00e9vit\u00e9es, vous permettront de para\u00eetre assur\u00e9, confiant, et surtout, parfaitement professionnel. Il va aussi sans dire qu\u2019il vous faudra pr\u00e9parer tous les documents n\u00e9cessaires et potentiellement n\u00e9cessaires au bon d\u00e9roulement du rendez-vous<\/strong>. Un professionnel sans document est aussi cr\u00e9dible qu\u2019un chanteur sans voix !<\/p>\n\n\n\n

\u00c9tape 2 : la prise de rendez-vous en elle-m\u00eame<\/h3>\n\n\n\n

Vient ensuite la partie un peu plus proc\u00e9durale de la prise de rendez-vous, celle que tout le monde cherche \u00e0 am\u00e9liorer ou \u00e0 raccourcir : la prise de rendez-vous en elle-m\u00eame, \u00e0 savoir le fait d\u2019utiliser votre outil de CRM, votre agenda et vos meilleures qualit\u00e9s r\u00e9dactionnelles pour fixer un rendez-vous <\/strong>adapt\u00e9 \u00e0 votre calendrier et \u00e0 celui de votre potentiel client.<\/p>\n\n\n\n

La plupart des entreprises n\u2019ont pas de recette miracle ; il faut souvent passer par un processus d\u2019appels et de rappels <\/strong>(6 en moyenne, pour \u00eatre pr\u00e9cis) pour convenir avec votre prospect d\u2019une date et d\u2019un horaire convenable. C\u2019est un processus long, que nous avons souhait\u00e9 simplifier chez Calizy, gr\u00e2ce \u00e0 notre outil de prise de rendez-vous intelligent<\/a>.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

En effet, gr\u00e2ce \u00e0 Calizy, le client peut directement obtenir le rendez-vous le plus adapt\u00e9 \u00e0 ses besoins, gr\u00e2ce aux crit\u00e8res d\u2019attribution des rendez-vous<\/strong>. Calendrier, type d\u2019expertise souhait\u00e9, en agence ou de fa\u00e7on itin\u00e9rante\u2026 ne sont que des crit\u00e8res de base qui permettent au client d\u2019\u00eatre s\u00fbr d\u2019obtenir un rendez-vous avec un interlocuteur adapt\u00e9 \u00e0 son besoinde son rendez-vous. De votre c\u00f4t\u00e9, votre emploi du temps est pris en compte. Si vous recevez un rendez-vous gr\u00e2ce \u00e0 Calizy<\/strong>, vous pouvez \u00eatre s\u00fbr qu\u2019il est adapt\u00e9 \u00e0 vos disponibilit\u00e9s, votre organisation priorit\u00e9s et votre agenda ! <\/p>\n\n\n\n

Calizy est donc une sorte de \u201cmatchmaker\u201d intelligent, un lien entre le futur client et vous, qui vous permet de convenir rapidement, facilement et de fa\u00e7on fiable d\u2019un rendez-vous. C\u2019est cette simplicit\u00e9 qui fait de Calizy un outil r\u00e9solument performant,<\/strong> qui permet d\u2019augmenter les volumes d\u2019opportunit\u00e9s commerciales de 10%.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Nous avons r\u00e9dig\u00e9 un article qui pourrait vous int\u00e9resser et vous accompagner pour la  Pour ce qui rel\u00e8ve de la r\u00e9daction du mail confirmant la prise de rendez-vous<\/strong>, nous avons \u00e9crit un article qui pourrait vous aider ici. Sachez que ce mail doit \u00eatre limpide, parfaitement clair et aller droit au but. Le client doit pouvoir facilement retrouver dans votre courrier tous les \u00e9l\u00e9ments qui ont d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 \u00e9nonc\u00e9s auparavant. C\u2019est un mail-r\u00e9sum\u00e9. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

Sachez \u00e9galement que toute trace \u00e9crite fait office de preuve de votre engagement et de votre niveau. \u00c9vitez donc les fautes d\u2019orthographe ou de grammaire, mais surtout ne promettez rien que vous ne pourriez accomplir<\/strong>. Sinon, votre client pourra utiliser votre propre mail contre vous, et vous perdrez \u00e0 ses yeux en professionnalisme. <\/p>\n\n\n\n

\u00c9tape 3 : le rappel<\/h3>\n\n\n\n

Dans les 3 \u00e9tapes de prise de rendez-vous, lLa derni\u00e8re \u00e9tape est l\u2019\u00e9tape la plus m\u00e9connue et m\u00e9sestim\u00e9e, car elle peut para\u00eetre redondante. Pourtant, son efficacit\u00e9 est sans cesse d\u00e9montr\u00e9e : c\u2019est le rappel<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

La n\u00e9cessit\u00e9 de ce dernier vient du ph\u00e9nom\u00e8ne tr\u00e8s courant des \u201c<\/strong>no-shows<\/strong><\/a>\u201d<\/strong>, ces rendez-vous non honor\u00e9s par vos interlocuteurs.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Au contraire de l\u2019id\u00e9e re\u00e7ue selon laquelle le client serait \u201cde mauvaise foi\u201d ou \u201cchangeant\u201d, le client est avant tout oublieux<\/strong>. En effet, la premi\u00e8re cause d\u2019absence lors de rendez-vous est simplement l\u2019oubli. Mais, entre les transports, le travail, la vie de famille et tous les autres al\u00e9as de la vie dans notre soci\u00e9t\u00e9 contemporaine, qui pourrait v\u00e9ritablement leur en vouloir ?
<\/p>\n\n\n\n

C\u2019est pourquoi, chez Calizy, nous avons d\u00e9velopp\u00e9 un syst\u00e8me de rappels intelligents<\/strong>. Ces derniers utilisent le principe de multicanalit\u00e9<\/strong> que nous avons mis en place pour atteindre le client de la fa\u00e7on la plus efficace et <\/strong>pour \u00eatre s\u00fbr que ce dernier honorera son rendez-vous. Mails, notifications, SMS, appels t\u00e9l\u00e9phoniques\u2026<\/strong> nous nous adaptons au mode de communication pr\u00e9f\u00e9r\u00e9 du client pour assurer sa fiabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Et les r\u00e9sultats le prouvent ! Avec Calizy, le nombre de rendez-vous non-honor\u00e9s est diminu\u00e9 de 30%. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

Mais ce n\u2019est pas tout ; ce syst\u00e8me de rappels <\/strong>permet aux deux parties d\u2019am\u00e9liorer la qualit\u00e9 des \u00e9changes. En effet, gr\u00e2ce au parcours de rappels, qui limite l\u2019oubli et fluidifie grandement le rendez-vous, les deux parties seront plus assidues et dans un meilleur \u00e9tat d\u2019esprit lors du rendez-vous en lui-m\u00eame. <\/p>\n\n\n\n

Les rappels donnent une valeur d\u2019importance au rendez-vous, et le rendent ainsi beaucoup plus agr\u00e9able. Cette valeur d\u2019importance est une corollaire aux valeurs de disponibilit\u00e9 et d\u2019efficacit\u00e9 <\/strong>que nous pr\u00f4nons chez Calizy. <\/p>\n\n\n\n

Ainsi, nous avons \u00e9galement constat\u00e9 qu\u2019il y avait une v\u00e9ritable baisse des d\u00e9bordements en tout genre lors de nos rendez-vous, et que les appels non-d\u00e9croch\u00e9s ont baiss\u00e9 de 29%<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Conclusion<\/h3>\n\n\n\n

Vous l\u2019aurez compris, le processus de prise de rendez-vous peut para\u00eetre assez complexe, surtout si les \u00e9tapes cl\u00e9s – comme <\/em>le rappel<\/em><\/strong> – ne sont pas suivies scrupuleusement.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Mais, aid\u00e9 d\u2019une pr\u00e9paration solide et exhaustive, vous pourrez d\u00e9j\u00e0 aborder le rendez-vous avec plus de s\u00e9r\u00e9nit\u00e9 et de pr\u00e9cision, ce qui aura forc\u00e9ment un impact sur votre taux de <\/em>transformation commerciale<\/em><\/strong>.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Aussi, pour vous aider \u00e0 g\u00e9rer la partie la plus complexe et redondante de la prise de rendez-vous, nous avons mis en place un syst\u00e8me permettant \u00e0 la fois de trouver le meilleur rendez-vous possible pour le client et pour vous-m\u00eame, mais qui permet \u00e9galement de vous y tenir et d\u2019en <\/em>am\u00e9liorer la qualit\u00e9 <\/em><\/strong>gr\u00e2ce \u00e0 un syst\u00e8me de rappels performants.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Nous avons r\u00e9dig\u00e9 un article <\/a>qui liste les 5 principales erreurs \u00e0 \u00e9viter pour r\u00e9ussir son rendez-vous client, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 le consulter.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Chez Calizy, nous prenons \u00e0 c\u0153ur tous ces d\u00e9tails qui diff\u00e9rencient l\u2019action commerciale moyenne de celle qui marque v\u00e9ritablement le client. L\u2019<\/em>outil de prise de rendez-vous intelligent <\/em><\/strong>de Calizy est plus qu\u2019un organisateur ; c\u2019est un <\/em>gain de temps et d\u2019opportunit\u00e9s. <\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Ces r\u00e9sultats sont bien s\u00fbr chiffr\u00e9s, comme vous avez pu le lire. Mais si toutefois, vous avez encore quelques questions, ou souhaitez \u00e9changer avec nous \u00e0 propos de l\u2019\u00e9tendue des capacit\u00e9s de notre outil, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 nous contacter et \u00e0 <\/em>nous demander une d\u00e9mo<\/em><\/a>.\u00a0\u00a0<\/em><\/p>\n\n\n

\n
\"R\u00e9ussir
Les \u00e9tapes de la prise de rendez-vous client<\/em><\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n