Le guide des logiciels agenda en France

Plusieurs outils existent pour vous aider à gérer le travail de vos équipes simplement. Les logiciels agenda sont des outils intégrés à votre quotidien qui vous permettent de créer un agenda partagé et collaboratif avec vos collègues et collaborateurs. 

De nombreux logiciels agenda existent et présentent des fonctionnalités variées. Dans cet article, nous essaierons d’y voir plus clair et de vous aiguiller dans le choix du logiciel agenda qui vous conviendra le mieux.

L’essentiel

• Les logiciels agenda facilitent l’organisation du travail dans votre équipe grâce aux agendas collaboratifs et partagés. Ils permettent d’optimiser les emplois du temps de chacun et de bien gérer les prises de rendez-vous, pour ainsi optimiser votre transformation commerciale.
• Ces logiciels ont plusieurs fonctionnalités-clés : une intégration fluide avec vos autres outils de travail (emails, calendriers, CRM), le suivi des rendez-vous, des tableaux de bord de gestion de performance.
• Pour choisir le logiciel agenda qui vous convient le mieux, prêtez attention aux spécificités de votre secteur d’activité, à la nature des rendez-vous et au fonctionnement habituel de votre équipe.

Pourquoi utiliser un logiciel agenda ?

Bien gérer une équipe passe par une organisation bien ficelée. Les logiciels agenda vous permettent de mettre en place une gestion fluide des emplois du temps de vos collaborateurs. 

Voici quatre (très) bonnes raisons d’utiliser un logiciel agenda dans votre entreprise :

1. Faciliter le travail de vos équipes

En utilisant un logiciel agenda, vous avez accès à un agenda partagé avec votre équipe. Il devient alors aisé de connaître le niveau d’occupation de chacun et d’adapter la charge de travail en conséquence. Ni la sous-charge ni la surcharge ne sont bénéfiques pour vos collaborateurs.

Avoir une vision claire de qui fait quoi dans votre entreprise vous permet d’optimiser les tâches de chacun. Vos collaborateurs peuvent également s’organiser de manière fluide entre eux. Finie la gestion laborieuse de vos équipes, il ne reste plus qu’à travailler efficacement !

2. Garder le cap sur vos objectifs

Un logiciel agenda vous offre un accès simplifié aux emplois du temps de vos équipes. Tout cela en gardant facilement le cap sur vos objectifs. Voir les choses clairement permet de penser intelligemment !

Les logiciels agenda permettent de garder un suivi des divers rendez-vous et réunions qui ont eu lieu parmi vos collaborateurs. Ainsi, aucune information n’est perdue et vous pouvez vous faire une idée précise de l’avancée de vos projets.

3. Simplifier le parcours client

Les logiciels agenda sont d’excellents outils pour la prise de rendez-vous. Qu’il s’agisse d’interlocuteurs internes ou externes, vous pouvez leur donner accès à une plateforme ergonomique de réservation de créneaux. Prendre un rendez-vous n’aura jamais été aussi facile pour eux ! 

De votre côté, les fonctionnalités de ces logiciels vous permettent de garder un suivi détaillé de ces échanges. Vous pouvez alors maximiser le nombre de rendez-vous pris et honorés auprès de vos clients et prospects. 

4. Augmenter sa transformation commerciale

Grâce au suivi qu’offrent les logiciels agenda, vous pouvez mettre en place des rappels automatiques, une analyse quotidienne de votre activité et de votre performance. Ces outils vous permettent d’améliorer la qualité de votre parcours client et de leur proposer un accompagnement d’excellence. 

En utilisant certains logiciels agenda, vous augmentez votre taux de transformation jusqu’à 22 % ! Un chiffre non négligeable…

Quelles sont les fonctionnalités-clés d’un logiciel agenda ?

Un agenda partagé et collaboratif

Un outil d’agenda efficace vous donne accès à un agenda partagé et collaboratif entre les membres de votre équipe. Cet agenda est alors accessible aux membres que vous avez définis.

Vous pouvez d’ailleurs facilement prendre en main la gestion de cet accès : c’est à vous de décider de donner l’accès à tel ou tel type d’informations partagées pour chaque collaborateur. 

La gestion du travail des équipes

Les logiciels agenda vous permettent de visualiser en un coup d’œil les disponibilités de vos collaborateurs. Chaque rendez-vous est inscrit dans l’agenda partagé et vous pouvez alors adapter le reste du travail à faire en fonction de leur taux d’occupation.

Ces logiciels s’adaptent également au mode de travail des équipes. Les horaires des créneaux disponibles sont modulables pour chaque membre, par exemple. Lorsque l’un de vos collaborateurs est absent, l’outil permet de rapidement proposer un remplacement pour les rendez-vous et réunions à honorer. 

Gérer la prise de rendez-vous

Utiliser un logiciel agenda est un atout majeur dans la gestion des rendez-vous avec vos interlocuteurs. Un module de prise de rendez-vous en ligne rend l’accès à votre entreprise fluide pour vos prospects, clients et autres partenaires. 

Vous pouvez aussi suivre la qualité de vos rendez-vous et la performance de vos équipes dans le parcours client. Des tableaux de bord d’analyse rendent ce suivi particulièrement clair. En personnalisant les intitulés de ceux-ci, vous pouvez jouir d’un outil complètement adapté à votre activité. 

Une intégration parfaite avec vos outils

L’outil d’agenda partagé doit être entièrement intégré dans votre travail quotidien. Pas besoin de changer toutes les habitudes, les logiciels agendas proposent souvent une synchronisation automatique avec vos outils : calendrier, CRM, entre autres.

Vous simplifiez ainsi la gestion quotidienne de vos tâches tout en augmentant la productivité de vos équipes. 

Quel logiciel agenda choisir en fonction de ses besoins ? 

Pour bien choisir un logiciel agenda, il est intéressant de se pencher sur les fonctionnalités que celui-ci propose. Cependant, d’autres critères spécifiques à votre activité sont à prendre en compte.

La nature de vos rendez-vous

Les types de rendez-vous que vous gérez varient d’une activité à l’autre. Il peut s’agir de réservation de créneaux pour une prestation de service, de prise de rendez-vous téléphonique pour un accompagnement, de rendez-vous en magasin, etc. Tout est envisageable, à condition de trouver le bon outil. 

Jetez également un œil à la manière dont sont gérés les rendez-vous : peut-on refuser une réunion ? Peut-on facilement assigner ou réassigner un rendez-vous à l’un ou l’autre des collaborateurs de votre équipe ? Toutes ces questions doivent trouver une réponse claire avant de vous engager.

Le fonctionnement de vos équipes

Il est possible que vos collaborateurs travaillent sur des fuseaux horaires différents. Dans ce cas, vérifiez que votre logiciel agenda comprenne une fonctionnalité de gestion des fuseaux horaires. 

De même, il est parfois intéressant de pouvoir adapter le type de vue des agendas à notre disposition. Par mois, par semaine, par jour ou même sur 14 jours. Certains logiciels sont plus flexibles que d’autres. 

Quel logiciel agenda pour mon secteur d’activité ?

Certains logiciels sont spécialisés dans un ou plusieurs secteurs d’activité. Ils offrent ainsi des fonctionnalités particulièrement adaptées au fonctionnement des entreprises de ces secteurs. 

Skello est par exemple un outil très adapté aux métiers de la santé, alors que SimplyBook.me s’adresse plutôt aux prestataires de services (sport, bien-être, événementiel, etc.) pour gérer leurs réservations.

Calizy est spécialiste des secteurs de la finance et de l’assurance. Nous accompagnons aussi les entreprises du secteur de la sous-traitance, du service itinérant, de l’assistance et de la distribution.

Certaines activités nécessitent également d’avoir accès au paiement en ligne de leur prestation. Cette fonctionnalité est proposée par quelques logiciels agenda. 

Renseignez-vous sur le site des logiciels agenda qui semblent le mieux vous convenir et  étudiez les clients habituels de ces sociétés. Vous aurez ainsi une bonne idée de la facilité d’intégration de ces logiciels à votre activité. 

Quels sont les principaux logiciels agenda en France ?  

Voici une liste des principaux logiciels agenda utilisés en France. À vous de choisir celui qui vous conviendra le mieux !

Les calendriers gratuits des principales suites de logiciels

De nombreuses entreprises utilisent uniquement des calendriers qui ne sont pas spécialisés dans la gestion des entreprises. Google Calendar, Outlook Calendar, iCal, etc.

Ceux-ci ont le bon goût d’être gratuits et de s’intégrer dans les différentes suites de logiciels de la même marque (suite Google pour Google Calendar, suite Microsoft pour Outlook Calendar, suite Apple pour iCal, par exemple). 

Ces calendriers ne sont cependant pas tout à fait adaptés aux activités des entreprises et présentent des fonctionnalités réduites. Pas de suivi ni de gestion des rendez-vous, pas de tableaux de bord indicatifs de la performance, pas toujours de calendrier partagé.

Difficile d’améliorer concrètement la productivité de ses équipes avec ces logiciels qui ne sont pas faits sur mesure pour les professionnels. 

Atolia 

Atolia est un outil collaboratif disponible en logiciel et sur application mobile. À partir de 4 € par utilisateur par mois, vous bénéficiez d’une solution qui s’intègre bien aux calendriers externes et qui propose un agenda partagé et collaboratif ergonomique.

En revanche, on peut regretter l’absence de synchronisation avec vos outils habituels de CRM. 

SimplyBook.me

SimplyBook.me est un calendrier collaboratif intuitif spécialisé dans les réservations de prestation de services. En plus de se synchroniser avec les calendriers Google et Outlook, il permet la réservation en ligne depuis plusieurs plateformes, y compris les réseaux sociaux.

Leur outil est particulièrement adapté et propose également un module de paiement sécurisé. En revanche, ces options sont payantes et le prix peut augmenter rapidement (à partir de 6,70 € jusqu’à 42 € par mois). 

Smart Agenda

Smart Agenda propose une solution d’agenda partagé et de prise de rendez-vous en ligne. Le suivi des rendez-vous et le paiement en ligne sont deux atouts supplémentaires à ce logiciel, qui est néanmoins relativement coûteux : à partir de 39 € par mois pour le pack Initial.

Skello

En plus du secteur de la santé, Skello accompagne des entreprises des secteurs de la restauration, l’hôtellerie, le prêt-à-porter, le bien-être et les loisirs. Leur outil de calendrier partagé est renforcé de modules de gestion de paie et de facturation. La tarification se fait sur devis.

Calizy

À partir de 12,50 € par mois, Calizy propose une solution d’agendas partagés et collaboratifs avec de nombreuses fonctionnalités : gestion des rendez-vous, suivi des performances des équipes, synchronisation automatique avec les outils de calendrier et de CRM. 

L’outil a pour but d’augmenter la productivité de vos équipes et de simplifier votre organisation. À vous l’excellence du parcours client avec ce logiciel très intuitif !

	Agenda partagé collaboratif	Gestion des rendez-vous	Synchronisation CRM	Secteur spécialisé	Application mobile	Prix
Outlook Calendar, Google Calendar	✔	✔	❌	❌	✔	Gratuit
Atolia	✔	✔	❌	❌	✔	À partir de 4 €/mois par utilisateur
SimplyBook.me	✔	✔	✔	Prestations de service	✔	À partir de 6,70 €/mois
Smart Agenda	✔	✔	✔	Santé Education Secteur public Sport Beauté Garage	❌	À partir de 39 €/mois
Skello	✔	✔	❌	Santé  Restauration Hôtellerie Bien-être & Loisirs	❌	Sur devis
Calizy	✔	✔	✔	Finance Assurance Sous-traitance Service itinérant Distribution	✔	À partir de 12,50 €/mois

Conclusion

Les logiciels agenda ont chacun des fonctionnalités spécifiques, plus ou moins adaptées à votre entreprise en fonction de son secteur d’activité, du mode de travail de vos équipes et de vos préférences en termes d’ergonomie. 

La meilleure manière de découvrir ces solutions est de demander une démo. Calizy vous propose de nombreux créneaux pour tester nos différentes solutions. Prise de rendez-vous en ligne, agenda partagé, synchronisation calendriers, intégration CRM : pas une seconde à perdre, découvrez tout ce que Calizy a à vous offrir ici.