Étapes de prise de rendez-vous : comment rendre le process plus efficace ? 

Bravo, vous avez réussi à approcher un prospect. Vous êtes à présent prêt(e) à transformer l’essai et il vous reste à prendre rendez-vous avec votre potentiel futur client.

Cette prise de rendez-vous, que ce soit dans son appréhension ou dans sa réalisation, soulève de nombreuses questions et emporte quantité de défis à relever afin de maximiser l’acquisition finale du client. 

Comment se préparer au rendez-vous ? Comment se déroule la prise de rendez-vous en elle-même ? Quel mail rédiger pour le client ? Comment éviter les très problématiques “no-shows” ?

Afin de répondre à toutes ces questions, nous avons opéré dans cet article une dissection linéaire des 3 étapes de la prise de rendez-vous. En les suivant, vous pourrez fluidifier vos process, alléger votre charge de travail et accroître vos performances.

Étape 1 : le travail préparatoire à la prise de rendez-vous

Tout d’abord, il faut se rappeler que, si obtenir un rendez-vous est une victoire en soi, elle n’est qu’une étape vers la transformation commerciale. Ainsi, chaque rendez-vous doit être préparé comme un véritable exercice, afin de mener le client le plus rapidement vers le contrat.

Commencez par analyser votre client scrupuleusement. Pour ce faire, posez-vous les bonnes questions, et essayez d’y répondre le plus rationnellement possible. Quel est l’objectif sous-jacent de mon client ? Au-delà du service que vous proposez, cherche-t-il à être rassuré ? Protégé ? Veut-il plutôt être convaincu de la performance de vos services ? Ou au contraire de votre très bon rapport qualité-prix ? A t il mis en place des KPIS ou des objectifs à atteindre ?

Pour procéder à ce questionnement, il faut évidemment se renseigner un maximum sur le type de client que vous aurez en face de vous. Il faut aussi être très au clair sur votre propre offre et sur les choses que vous pourrez lui proposer ou lui apporter. Ce sont des éléments qui paraissent évidents mais qu’il faut souligner, car le client pourra essayer de vous tester, avec des questions telles que “Pourquoi vous… ?” ou encore “Qu’est ce que cela m’apporterait de… ?”. Préparez-vous bien.

Ces petites questions pièges, une fois évitées, vous permettront de paraître assuré, confiant, et surtout, parfaitement professionnel. Il va aussi sans dire qu’il vous faudra préparer tous les documents nécessaires et potentiellement nécessaires au bon déroulement du rendez-vous. Un professionnel sans document est aussi crédible qu’un chanteur sans voix !

Étape 2 : la prise de rendez-vous en elle-même

Vient ensuite la partie un peu plus procédurale de la prise de rendez-vous, celle que tout le monde cherche à améliorer ou à raccourcir : la prise de rendez-vous en elle-même, à savoir le fait d’utiliser votre outil de CRM, votre agenda et vos meilleures qualités rédactionnelles pour fixer un rendez-vous adapté à votre calendrier et à celui de votre potentiel client.

La plupart des entreprises n’ont pas de recette miracle ; il faut souvent passer par un processus d’appels et de rappels (6 en moyenne, pour être précis) pour convenir avec votre prospect d’une date et d’un horaire convenable. C’est un processus long, que nous avons souhaité simplifier chez Calizy, grâce à notre outil de prise de rendez-vous intelligent. 

En effet, grâce à Calizy, le client peut directement obtenir le rendez-vous le plus adapté à ses besoins, grâce aux critères d’attribution des rendez-vous. Calendrier, type d’expertise souhaité, en agence ou de façon itinérante… ne sont que des critères de base qui permettent au client d’être sûr d’obtenir un rendez-vous avec un interlocuteur adapté à son besoinde son rendez-vous. De votre côté, votre emploi du temps est pris en compte. Si vous recevez un rendez-vous grâce à Calizy, vous pouvez être sûr qu’il est adapté à vos disponibilités, votre organisation priorités et votre agenda ! 

Calizy est donc une sorte de “matchmaker” intelligent, un lien entre le futur client et vous, qui vous permet de convenir rapidement, facilement et de façon fiable d’un rendez-vous. C’est cette simplicité qui fait de Calizy un outil résolument performant, qui permet d’augmenter les volumes d’opportunités commerciales de 10%.

Nous avons rédigé un article qui pourrait vous intéresser et vous accompagner pour la  Pour ce qui relève de la rédaction du mail confirmant la prise de rendez-vous, nous avons écrit un article qui pourrait vous aider ici. Sachez que ce mail doit être limpide, parfaitement clair et aller droit au but. Le client doit pouvoir facilement retrouver dans votre courrier tous les éléments qui ont déjà été énoncés auparavant. C’est un mail-résumé. 

Sachez également que toute trace écrite fait office de preuve de votre engagement et de votre niveau. Évitez donc les fautes d’orthographe ou de grammaire, mais surtout ne promettez rien que vous ne pourriez accomplir. Sinon, votre client pourra utiliser votre propre mail contre vous, et vous perdrez à ses yeux en professionnalisme. 

Étape 3 : le rappel

Dans les 3 étapes de prise de rendez-vous, lLa dernière étape est l’étape la plus méconnue et mésestimée, car elle peut paraître redondante. Pourtant, son efficacité est sans cesse démontrée : c’est le rappel. 

La nécessité de ce dernier vient du phénomène très courant des “no-shows”, ces rendez-vous non honorés par vos interlocuteurs. 

Au contraire de l’idée reçue selon laquelle le client serait “de mauvaise foi” ou “changeant”, le client est avant tout oublieux. En effet, la première cause d’absence lors de rendez-vous est simplement l’oubli. Mais, entre les transports, le travail, la vie de famille et tous les autres aléas de la vie dans notre société contemporaine, qui pourrait véritablement leur en vouloir ?

C’est pourquoi, chez Calizy, nous avons développé un système de rappels intelligents. Ces derniers utilisent le principe de multicanalité que nous avons mis en place pour atteindre le client de la façon la plus efficace et pour être sûr que ce dernier honorera son rendez-vous. Mails, notifications, SMS, appels téléphoniques… nous nous adaptons au mode de communication préféré du client pour assurer sa fiabilité.

Et les résultats le prouvent ! Avec Calizy, le nombre de rendez-vous non-honorés est diminué de 30%. 

Mais ce n’est pas tout ; ce système de rappels permet aux deux parties d’améliorer la qualité des échanges. En effet, grâce au parcours de rappels, qui limite l’oubli et fluidifie grandement le rendez-vous, les deux parties seront plus assidues et dans un meilleur état d’esprit lors du rendez-vous en lui-même. 

Les rappels donnent une valeur d’importance au rendez-vous, et le rendent ainsi beaucoup plus agréable. Cette valeur d’importance est une corollaire aux valeurs de disponibilité et d’efficacité que nous prônons chez Calizy. 

Ainsi, nous avons également constaté qu’il y avait une véritable baisse des débordements en tout genre lors de nos rendez-vous, et que les appels non-décrochés ont baissé de 29%.

Conclusion

Vous l’aurez compris, le processus de prise de rendez-vous peut paraître assez complexe, surtout si les étapes clés – comme le rappel – ne sont pas suivies scrupuleusement.

Mais, aidé d’une préparation solide et exhaustive, vous pourrez déjà aborder le rendez-vous avec plus de sérénité et de précision, ce qui aura forcément un impact sur votre taux de transformation commerciale.

Aussi, pour vous aider à gérer la partie la plus complexe et redondante de la prise de rendez-vous, nous avons mis en place un système permettant à la fois de trouver le meilleur rendez-vous possible pour le client et pour vous-même, mais qui permet également de vous y tenir et d’en améliorer la qualité grâce à un système de rappels performants.

Nous avons rédigé un article qui liste les 5 principales erreurs à éviter pour réussir son rendez-vous client, n’hésitez pas à le consulter.

Chez Calizy, nous prenons à cœur tous ces détails qui différencient l’action commerciale moyenne de celle qui marque véritablement le client. L’outil de prise de rendez-vous intelligent de Calizy est plus qu’un organisateur ; c’est un gain de temps et d’opportunités. 

Ces résultats sont bien sûr chiffrés, comme vous avez pu le lire. Mais si toutefois, vous avez encore quelques questions, ou souhaitez échanger avec nous à propos de l’étendue des capacités de notre outil, n’hésitez pas à nous contacter et à nous demander une démo.