Comment ajouter différents types de rendez-vous sur Calizy ?

Lorsqu’il s’agit de planifier des rendez-vous, il s’agit de proposer le bon type de rendez-vous à vos clients et prospects selon leurs parcours.

Pour que chacun soit mis en contact avec les bonnes personnes au bon moment, il est important de bien cadrer vos rendez-vous, avec des horaires appropriés, de limiter la durée du rendez-vous, et de hiérarchiser les rendez-vous. Toutes ces conditions sont importantes pour catégoriser le type de rendez-vous que vous allez programmer pour vous-même ou vos équipes.

En fonction de vos activités, différents types de rendez-vous peuvent être pris et leur sélection ainsi que leur définition sont cruciales pour l’efficacité de la mise en place de vos rendez-vous.

Comment ajouter/modifier les différents types de RDV sur Calizy ?

Calizy permet de créer, modifier et supprimer les types de rendez-vous aux utilisateurs autorisés dans votre organisation.

Pour créer ou modifier les types de rendez-vous dont vous avez besoin > Aller dans réglages, puis vous pouvez cliquer sur > Type de Rendez-vous, et enfin vous arrivez sur l’interface afin de modifier ou ajouter des types de RDV :

Une fois que vous êtes arrivé ici, vous pouvez commencer à choisir les types de rendez-vous, en commençant par :

• La catégorie du rendez-vous

Sur la même page, cliquer sur le bouton « Ajouter un titre », pour catégoriser votre rendez-vous.

Vous pouvez appliquer un titre au type de rendez-vous : Démo, session de support ou analyse des besoins. Cela vous aidera à qualifier votre relation avec vos prospects ou clients en décrivant avec précision ce que vous faites avec eux.

Le plus important dans ce titre est que vos propsects et clients comprennent bien l’objet du rendez-vous.

Par exemple: RDV Découverte, Consultation juridique préliminaire, Evaluation de vos besoins…

Calizy vous permet une personnalisation totale de vos intitulé des rendez-vous.

• Choisissez la durée du RDV

Les rendez-vous sont tous attachés à une durée: 15 min, 30 min, 1 heure. Les créneaux Calizy fonctionnent au quart d’heure.

Assurez-vous que lorsque vous prenez un rendez-vous, vous gardez à l’esprit sa durée. Un rendez-vous trop long ou trop court risque de causer des problèmes en cours de route ; si un rendez-vous se prolonge, il peut être difficile pour les deux parties de rester sur la bonne voie. D’autre part, si un rendez-vous est trop court, les deux parties risquent de ne pas avoir assez de temps pour répondre à tous leurs besoins pendant la réunion elle-même (ce qui pourrait les conduire directement à une autre réunion).

La bonne nouvelle est que vous pouvez facilement modifier la durée attachée à un type de rendez-vous si vous la jugez trop courte ou trop longue après quelques essais.

• L’ajout de compétence par type de RDV

Les compétences permettent d’attribuer le rendez-vous aux personnes compétentes et habilitées à le réaliser. Elles sont déterminées en amont de votre projet et rattachées à chaque conseiller dans son profil.

Chaque type de rendez-vous peut demander une ou plusieurs compétences. Par exemple: pour réaliser une vente de panneau solaires à un client international, vous attribuez ce rendez-vous à un collaborateur qualifié en “panneaux solaires” et qui parle “anglais”.

Votre rendez-vous nécessite donc deux compétences simultanées: “panneaux solaires” et “anglais”.

Dans ce cas, seuls les créneaux des conseillers ayant ces deux compétences s’afficheront à la prise de rendez-vous.

• L’ajout d’un mode de RDV

Les modes des rendez-vous sont les manières dont vous allez réaliser ce rendez-vous :

Cela peut-être au domicile de votre client ou sur site, au téléphone ou en vidéo conférence ou encore en agence ou en magasin.

Notre conseil est de proposer plusieurs modes de prise de rendez vous pour couvrir un maximum les besoins de vos clients en terme de rendez-vous. Il sera ensuite intéressant de voir lesquels sont les plus populaires et lesquels transforment le mieux.