Vous vous perdez dans d’innombrables to-do lists ? Il y a 352 mails à ouvrir dans votre messagerie ? Vous avez malheureusement raté un rendez-vous client 

Imaginez une vie où tout cela n’existe plus, où toutes les informations sont centralisées, où vos collègues sont au courant en temps réel de vos avancées, où chaque rendez-vous est honoré…

Ce monde existe : il s’agit d’un monde où l’on utilise un logiciel de planification en ligne.

Découvrez les meilleurs plannings gratuits du marché et comment cet outil peut simplement changer votre vie.

Pourquoi avoir recours à un logiciel de planning gratuit ? 

Un logiciel de planning regroupe de nombreuses fonctionnalités vous permettant d’optimiser la gestion de votre activité. Grâce à différents outils, vous pourrez gagner en efficacité, vous libérant ainsi du temps pour vous focaliser sur le cœur de votre activité. Laissez-nous vous expliquer comment cet outil va transformer votre quotidien.

Gagnez du temps

Un logiciel de planning gratuit vous fera gagner un temps considérable. Une bonne organisation de votre agenda vous permettra d’y voir plus clair, avec les nombreuses fonctionnalités (deadline, code couleur, tri des rendez-vous, liste de tâches), vous réussirez à mieux organiser votre temps.  

Le logiciel fait aussi gagner du temps à l’équipe. En quelques clics, les agendas de tous vos collègues sont synchronisés. Il devient alors beaucoup plus facile de fixer la réunion que vous essayez désespérément de mettre en place depuis des semaines. 

Plus besoin de boucles de mails interminables où aucune disponibilité ne convient à personne : toutes les informations sont centralisées. Il n’y a plus qu’à choisir.

Augmentez la productivité 

Vos employés perdront moins de temps à régler des problèmes de communication et ils pourront se concentrer sur leurs tâches de manière plus sereine. Chaque tâche est affectée clairement à une personne grâce au logiciel, pas de risque de doublon.

Certains plannings gratuits permettent de centraliser une partie des informations. Cela évite de faire deux fois le même travail et permet un accès rapide à l’information

Un système de tri des données vous permettra de retrouver efficacement le chiffre dont vous avez absolument besoin pour votre rendez-vous client. Vous perdrez donc moins de temps et d’énergie à chercher des informations.

Fluidifiez la communication grâce à un planning gratuit

Vous pourrez, grâce à ces outils, réduire considérablement le nombre d’emails reçus et donc fluidifier la communication. Tous les emails concernant la prise de rendez-vous n’existeront plus, votre boite mail s’en trouvera allégée. 

Cela évitera de perdre des informations précieuses qui se noient dans une marée d’emails de confirmation d’heure de rendez-vous. 

Les agendas en ligne permettent de prévenir instantanément vos clients et vos collaborateurs d’un changement d’horaire ou d’une annulation d’un rendez-vous. Vous pourrez rapidement retrouver une date pour éviter de perdre à nouveau du temps dans la planification du rendez-vous.

Optimisez la prise de rendez-vous client

Faciliter au maximum le parcours de votre client est une des meilleures manières de le garder. Il est facile de perdre un client à cause d’une mauvaise organisation : les délais sont trop longs, le contact qu’on lui a donné n’est pas le bon, etc. Autant de raisons qui peuvent tout faire basculer.

En particulier, une prise de rendez-vous fluide limite les allers-retours entre le prestataire et le client et augmente significativement le taux de satisfaction. Un client satisfait, c’est l’assurance de le voir revenir et qu’il vous recommande auprès d’autres clients potentiels !

Planning gratuit digital et calendrier papier.

Trouvez un meilleur équilibre vie pro/vie perso 

Le planning gratuit en ligne permet de sanctuariser des moments pour sa vie personnelle. Ils peuvent être indiqués à l’avance et pris en compte lors de la planification d’un rendez-vous. 

L’anticipation est la clé pour ne pas se faire déborder par son travail, l’agenda en ligne force à planifier et mécaniquement libère du temps pour tout le monde.

Vos employés bénéficieront de davantage de flexibilité dans l’organisation de leur travail. Cela permettra d’augmenter la satisfaction de vos employés, génial non ?

Un planning gratuit ! 

Beaucoup de logiciels de planning proposent une version gratuite (version d’essai ou une limite d’utilisateurs et de projets), pourquoi s’en priver ! Si vous avez besoin de fonctionnalités plus poussées, vous pourrez sans problème passer à une version payante qui vous permettra d’aller plus loin dans votre organisation.

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un planning gratuit ?

Les différents logiciels de planning proposent différentes fonctionnalités qui permettent de faciliter la vie au quotidien de leurs utilisateurs. Chaque plateforme a ses propres spécificités, mais on retrouve fréquemment les fonctionnalités suivantes qui vont vous changer la vie.

Le calendrier partagé

C’est l’outil phare des logiciels de planification. Chaque collaborateur a accès à un planning partagé qui regroupe les disponibilités, les engagements, les rendez-vous de chacun. Le calendrier peut même être partagé avec vos clients ou vos prestataires pour optimiser la prise de rendez-vous.

Il vous permettra de :

  • fixer des rendez-vous (heure, lieu, invitations aux participants) ;
  • planifier des activités en ajoutant des récurrences personnalisées ;
  • d’avoir une vue d’ensemble de vos activités par client ou par fournisseurs ;
  • d’envoyer des emails de rappel aux participants (si besoin).

Les to-do lists

C’est fini les 20 to-do lists sur des post-its éparpillés aux quatre coins du bureau. Place à la to-do list intelligente qui peut être connectée à plusieurs appareils en même temps. Elle peut être individuelle ou collective, dans le deuxième cas elle permet à une équipe de suivre l’avancement d’un projet.

Vous pourrez préciser pour chaque tâche à faire le lieu, la deadline, les personnes impliquées, le degré d’urgence de la tâche en question. Où que vous soyez, votre to-do list vous accompagne et vous permettra de planifier votre journée le plus efficacement possible en priorisant les tâches. Vous gagnerez comme ça un temps précieux !

Les rappels  

Une deadline oubliée, un rendez-vous manqué… un client raté ! Ça peut aller très vite et c’est dommage. Les rappels sont indispensables dans la gestion d’une activité, car ils évitent de passer à côté de belles opportunités de business. 

L’outil « rappel » vous permet de régler ce problème en un rien de temps. Vous pourrez programmer vos rappels à l’avance en précisant les échéances et en programmant des rappels à une certaine fréquence en fonction de vos besoins. Ces rappels peuvent être déclenchés à une heure et date précise ou même à un endroit.

Top 5 des meilleurs logiciels de planning gratuits

De nombreux logiciels de planning sont disponibles sur le marché, il est indispensable de prendre le temps de bien le sélectionner. Si certains peuvent être plutôt flexibles, tous ne sont pas forcément adaptés à votre secteur d’activité ou à vos clients. 

Prenez d’abord le temps de préciser quelles sont vos attentes et les raisons qui vous poussent à utiliser un logiciel de planning gratuit. Pour vous faire gagner du temps, nous vous avons fait une sélection des meilleurs logiciels de planification en ligne

Basecamp

Ce logiciel vous permettra d’avoir accès aux agendas de vos collaborateurs, de pouvoir communiquer avec eux via une conversation et un système de poste. Grâce à son logiciel de gestion de tâches, vous pourrez vous organiser et ne plus rien oublier !

Basecamp met en particulier l’accent sur la simplicité d’utilisation. En effet, certains logiciels de planning peuvent complexifier plutôt que simplifier la vie s’ils sont mal organisés. D’où l’intérêt de bien le choisir !

Freedcamp

Freedcamp est une plateforme de gestion de projets pensée à la fois pour un usage personnel et professionnel. Vous pourrez centraliser toutes vos informations au sein de ce même outil en planifiant vos tâches et en organisant vos rendez-vous. 

Cette plateforme a surtout comme avantage d’être gratuite sans limite de nombre d’utilisateurs ni de projets

Calizy 

Calizy met en particulier l’accent sur la prise de rendez-vous et la planification des tâches des équipes. La plateforme propose un produit qui s’adapte à vos besoins spécifiques (prise de rendez-vous en ligne, multicanale, via SMS ou par email, etc.) et est donc parfaitement modulable. 

L’agenda partagé est pensé pour la gestion du travail en groupe et peut être adapté en fonction de l’activité. Privilégiez cet outil si vous souhaitez optimiser vos parcours clients afin de les rendre plus fluides.

Monday

Monday propose une offre un peu plus large puisqu’en plus de l’outil de planification de projets, la plateforme propose des outils commerciaux, marketing et de ressources humaines. Monday accompagne l’entreprise dans toutes les tâches de la vie quotidienne.

La plateforme est 100 % personnalisable pour s’adapter aux besoins de chaque secteur, chaque type de client, chaque entreprise. Monday est donc particulièrement réputé pour sa grande flexibilité.

Teamwork

Teamwork est un logiciel de planning professionnel particulièrement simple d’utilisation et très intuitif. Le gros plus est la possibilité de suivre en temps réel l’avancée des différents projets.

L’accès à cette plateforme est gratuit jusqu’à 5 utilisateurs, idéal pour une gestion personnelle ou le lancement d’une activité !

Conclusion

Grâce à un planning gratuit en ligne, ne perdez plus de temps inutilement à planifier, à gérer vos rendez-vous et à organiser votre activité. Ces outils vont vous changer la vie. Ils vous permettront de gagner du temps et de l’énergie pour vous concentrer sur le cœur de votre activité ou vous épanouir dans votre vie personnelle.

Si cet article vous donne envie de tester un logiciel de planification en ligne, prenez rendez-vous avec les experts Calizy qui se feront un plaisir de vous aider plus spécifiquement en fonction de vos besoins.