En quoi utiliser un planning en ligne peut-il booster votre business?
Planifier les activités d’une entreprise peut se révéler une tâche ardue. La multiplicité des éléments qui entrent en jeu dans la planification des réunions et des rendez-vous entraîne une complexité non négligeable dans la gestion des équipes. Les logiciels de planning en ligne sont une solution performante pour optimiser le travail de vos collaborateurs et la relation avec vos interlocuteurs externes.
Calizy vous explique tout.
À quoi sert un planning en ligne ?
Gérer les agendas d’une équipe
Un planning en ligne est un logiciel performant qui permet de créer un calendrier partagé au sein d’une entreprise en seulement quelques clics. La vision globale des agendas de vos collaborateurs vous permet de planifier au mieux les journées et activités de vos équipes.
Rendez-vous, réunions hebdomadaires, séminaires : tous les événements de votre entreprise sont accessibles facilement et à tous (selon un système d’autorisation que vous pouvez gérer très facilement).
Le planning en ligne vous permet également de garder la main sur la gestion des agendas de tous vos collaborateurs afin d’éviter les surcharges ou les sous-charges des emplois du temps de chacun.
Planifier des rendez-vous efficacement
Qu’il s’agisse de collaborateurs ou d’interlocuteurs externes comme des partenaires ou des clients, les plannings en ligne offrent une solution modulable pour planifier des rendez-vous.
Celui qui souhaite prendre un rendez-vous avec un membre de votre équipe a accès aux disponibilités de tous ses interlocuteurs potentiels. Plus de friction ni d’échanges de mail laborieux: tout se fait directement sur l’outil de planning.
Le suivi de chaque rendez-vous est également inclus dans l’outil. Il devient alors très facile de classer ses rendez-vous par catégorie, d’enregistrer ses notes, d’inclure un feedback ou les informations récoltées pendant la rencontre…
Une bonne pratique consiste aussi à noter les décisions prises au cours du rendez-vous pour la bonne information de chaque participant.
Le travail des équipes est ainsi optimisé, et les étapes à venir claires pour tous.
Piloter son activité
Un planning en ligne permet de garder une vision globale de son activité. Des tableaux de bord ergonomiques vous permettent de garder la main sur les missions de chacun, ainsi que leur avancée.
La gestion des activités est alors simplifiée: vous savez qui fait quoi, à quel moment et avec quelles dates butoir.
À quelles problématiques business un planning en ligne répond-il ?
Fluidifier les process pour gagner en productivité
Une entreprise possède souvent de nombreux outils, tous dédiés à une tâche précise. Un outil pour le CRM, un autre pour la gestion de projet, un pour les mails et encore un pour le suivi des ventes…
L’absence d’intégration entre ces différents outils représente une perte de temps conséquente.
Un planning en ligne performant a pour vocation de fluidifier les process de travail.
En intégrant facilement les logiciels avec lesquels travaillent vos équipes au quotidien, un planning en ligne permet de mettre en lien tous les outils qui sont utilisés dans votre entreprise. Il rassemble ainsi tous les éléments nécessaires à la bonne gestion de votre activité.
Un logiciel de planning en ligne comme Calizy vous permettra par exemple de synchroniser les données de rendez-vous à celles de vos agendas (Google, Outlook, autre…) et de votre outil de CRM pour ne perdre aucune information liée au suivi votre relation client.
Le suivi est simplifié, fluidifié, vos équipes gagnent en temps et en efficacité.
Limiter les erreurs
L’erreur est humaine, mais il est préférable de l’éviter, surtout en entreprise !
En minimisant les possibilités d’erreur, vous améliorez la qualité de vos services et l’image de votre entreprise auprès de vos partenaires externes.
En agrégeant les données de vos interlocuteurs au même endroit, les plannings en ligne permettent d’éviter les oublis d’invités, les confusions quant au lieu d’un rendez-vous ou les no-shows, entre autres.
Contrôler les accès
Un logiciel de planning en ligne optimisé permet également de contrôler les accès aux agendas des collaborateurs de chaque entité. La discrétion est de mise en entreprise et tout le monde n’est pas censé accéder aux plannings de n’importe qui.
Avec un planning en ligne, vous pouvez facilement gérer les différents droits d’accès aux calendriers des uns et des autres au sein de vos équipes.
Une meilleure communication
Les flux d’e-mails et de messages instantanés minent bien souvent la productivité d’une entreprise. L’utilisation d’un planning en ligne permet de simplifier les échanges et d’éviter les envois répétés de messages pour la simple planification d’une réunion ou d’un rendez-vous.
La communication au sein des équipes ainsi qu’avec les interlocuteurs externes à votre entreprise est facilitée et débarrassée de toute information superflue.
Accompagner la mobilité des équipes
Dans un contexte où les conditions de flexibilité de travail s’améliorent, il est important de s’équiper d’outils qui permettent à vos équipes de bien gérer leur mobilité. Le télétravail est une aubaine pour de nombreux types d’activités, à condition qu’il soit mis en place correctement.
Avec un planning en ligne partagé, les collaborateurs en télétravail ne sont plus pénalisés par leur absence dans les locaux et gardent alors un lien avec leurs interlocuteurs internes et externes, pour travailler ensemble facilement, même à distance.
Quel planning en ligne choisir en fonction de son business ?
Il est important d’utiliser un outil qui soit adapté à votre business. Plusieurs critères sont à observer pour bien choisir votre solution de planning en ligne.
Trouver un planning en ligne adapté à son entreprise
La taille de votre entreprise et le nombre de collaborateurs concernés est à prendre en compte. Le planning en ligne que vous choisissez doit être capable de supporter un nombre d’utilisateurs adapté à vos besoins.
Le modèle de business qui est le vôtre et le secteur dans lequel vous opérez sont également des critères importants. Le type de réunions, de rendez-vous, la mobilité de vos équipes, entre autres, affectent l’utilisation que vous pouvez faire d’un logiciel de planning en ligne.
Avez-vous besoin de noter des informations clients après chaque rendez-vous ? De lier votre outil de planning à votre outil de CRM ? À celui de suivi des ventes ? Certains logiciels sont mieux adaptés à certains secteurs comme l’assurance, l’assistance ou l’itinérance par exemple.
Notez aussi le nombre de réunions que vos équipes doivent planifier chaque mois, car cette charge doit pouvoir être supportée par votre solution de planning en ligne.
Renseignez-vous bien quant aux capacités des logiciels disponibles sur le marché afin de booster au mieux votre activité.
Calizy, spécialiste de l’agenda partagé et collectif
Calizy offre une solution de planning en ligne qui s’intègre parfaitement aux calendriers et aux logiciels CRM de vos équipes.
Notre système d’agendas partagés et collectifs est un logiciel très puissant, qui s’intègre aisément à tous vos canaux, sites internet, solutions de support client et autres outils de gestion.
Nous avons développé une expertise dans les secteurs de l’assurance, des services financiers, de la sous-traitance, des services itinérants, de l’assistance et de la distribution spécialisée, entre autres.
Conclusion
Les outils de planning en ligne sont particulièrement adaptés à l’optimisation des activités de vos équipes. L’accès à un agenda partagé et collectif permet de gérer au mieux les emplois du temps de vos collaborateurs ainsi que d’améliorer leur productivité.
En partageant les disponibilités des membres de vos équipes, vous simplifiez grandement la prise de rendez-vous et la planification des réunions. Tout cela en évitant les flux de mails et de messages qui minent la productivité de vos collaborateurs.
En présentant un outil efficace et simple d’utilisation pour la prise de rendez-vous à vos interlocuteurs externes, vous améliorez également les relations avec vos partenaires et clients. Pas de doute, l’utilisation d’un planning en ligne comme Calizy est un véritable atout pour booster votre business.