5 conseils pour gérer votre agenda Calizy au mieux !
Une bonne gestion d’agenda vous permet de mettre en place une gestion fluide des emplois du temps de vos collaborateurs.
Les avantages d’une bonne gestion d’agenda sont :
Faciliter le travail de vos équipes : elle vous permet de déléguer des tâches, de faire des réunions et de vous organiser lorsque vous devez accéder à une personne ou un service particulier.
Maintenir le cap sur vos objectifs : votre agenda vous aide à gérer votre temps et à prioriser vos activités.
Découvrez dans cet article, nos cinq conseils et astuces pour paramétrer votre agenda Calizy au service de votre performance opérationnelle.
Comment bien gérer son agenda Calizy ?
Synchroniser votre calendrier
Votre calendrier Calizy peut se synchroniser avec d’autres calendriers tels qu’Outlook 365 ou bien encore Google Agenda. La synchronisation de votre calendrier vous permet de limiter la conduite du changement au sein de votre entreprise.
Établir ses horaires de travail dans son agenda :
L’agenda Calizy s’adapte au mode de travail de vos équipes. Les horaires de travail sont par exemple flexibles pour chaque membre. Pour chaque collaborateur vous pouvez choisir ses heures de travail pour chaque jour de la semaine.
De plus, il est facile de les modifier en cas de changement dans votre planning de travail !
Définir un type de disponibilité :
La disponibilité est le nombre d’heures par jour pendant lesquelles vous êtes disponible pour un rendez-vous. Vous pouvez choisir d’être disponible par défaut (ce qui signifie que votre disponibilité est automatiquement définie comme « disponible »), ou vous pouvez saisir les jours pendant lesquels vous êtes disponible pour un rendez-vous.
Lors de la configuration de votre disponibilité, vous pourrez également indiquer si vous êtes disponible ou non le week-end. Cela permettra aux clients de voir s’ils peuvent ou non prendre rendez-vous avec vous en dehors de la semaine de travail habituelle.
Notre article explique comment gérer vos paramètres de disponibilités et quels facteurs peuvent les affecter :
Inscrire vos créneaux réservés :
Inscrire ses créneaux réservés est le moyen idéal d’organiser votre emploi du temps et de fixer des limites aux activités que vous êtes en mesure d’assurer, afin que vos clients soient satisfaits des services que vous fournissez.
Le créneau réservé vous permet de dédier une partie de votre temps à une typologie de RDV. Ainsi lorsque vous êtes en télétravail vous pouvez réserver vos créneaux à la prise de RDV par téléphone ou bien encore par vidéoconférence et refuser de facto les RDV en agence.
Il est important de vous créer une journée type et des créneaux horaires, afin de pouvoir planifier vos rendez-vous plus facilement et plus efficacement.
Définir vos indisponibilités :
Vous êtes en congés, en formation pour la journée, ou encore occupé avec une autre tâche, et vous ne souhaitez pas être disponible pour la prise de RDV ?
Fixer des indisponibilités dans votre agenda Calizy, vous permet d’éviter des rendez-vous lorsque vous n’êtes pas disponible.
Vous pouvez créer des indisponibilités récurrentes ou bien encore des indisponibilités ponctuelles.
L’outil Calizy fixera des rendez-vous dans les créneaux disponibles de votre agenda en temps réel.
Conclusion :
La meilleure façon de gérer votre agenda Calizy est de le mettre constamment à jour dès que vous le pouvez grâce à ces fonctionnalités comme nous avons pu voir !
Toutes ces fonctions vous permettront de mettre à jour votre agenda en temps réel, pour que vos objectifs de prises de rendez-vous fixés soient atteints de la meilleure façon.
Pour ça, nous mettons plusieurs fonctionnalités à votre disposition pour que votre agenda Calizy soit géré de la meilleure des façons, c’est à dire selon votre vison, vos objectifs.