Comment rédiger un mail de prise de rendez-vous efficace ?
Vous cherchez à rédiger le mail le plus efficace afin de vous assurer que votre client ou prospect accepte votre demande de rendez-vous, étape préalable à la vente ?
Il n’est pas aisé de rédiger ce type de mail, surtout lorsque vous ne connaissez pas les disponibilités, les contraintes ni parfois même les attentes de votre interlocuteur…
Poursuivez votre lecture et découvrez dans cet article la solution pour rédiger un mail de prise de rendez-vous des plus efficaces.
Structurer son mail de prise de rendez-vous
Rappelez-vous que vous écrivez un mail à une personne comme vous. Alors, si à la relecture, le mail vous semble confus, c’est qu’il y a un problème. Pour remédier à cela, nous vous conseillons de penser à structurer votre email. Cela n’est pas très compliqué à effectuer mais fera toute la différence.
Pour rédiger un mail de prise de rendez-vous efficace, celui-ci doit être Un mail bien construit et doit comporter trois parties :
– L’introduction
– Le développement (ici, la prise de rendez-vous)
– La conclusion
- Introduction du mail de prise de rendez-vous
Dans l’introduction, plusieurs choses sont importantes et à ne pas négliger. Tout d’abord, assurez-vous d’utiliser les formules de politesses d’usage afin que votre mail ne paraisse pas agressif à son destinataire.
À l’écrit, tout ce que l’on appelle le langage non verbal n’est pas visible. Votre interlocuteur n’a pas accès à votre langage corporel, ni au ton que vous employez. Il est donc très important de mettre la forme et choisir vos mots avec attention.
On ne commence pas un email avec un simple “Bonjour”. Identifiez la personne à qui votre mail s’adresse : “Bonjour Madame”, “Bonjour Monsieur”, éventuellement “Bonjour (prénom)” mais jamais “Bonjour Monsieur ou Madame X”.
Identifier le destinataire du mail est particulièrement important lorsque la boîte mail est partagée par plusieurs personnes, afin que votre destinataire sache d’un coup d’œil que le mail est à son attention.
Cela est également utile pour créer un lien avec lui. Nous vous conseillons d’adresser votre mail, dans la mesure du possible, à une seule personne – quitte à mettre une ou deux personnes en copie du mail. Ainsi, vous augmentez vos chances d’être lu. N’oubliez pas que de nombreux mails finissent dans la corbeille sans avoir été lus en entier.
- Développement
Ensuite, rédigez le corps du mail avec les informations nécessaires à la bonne compréhension de l’objet de votre sollicitation par votre interlocuteur. Soyez concis mais n’omettez aucune donnée nécessaire à la prise du rendez-vous.
Votre interlocuteur sera plus attentif au début du mail qu’à la fin. Pensez à écrire l’essentiel dès le début et entrer dans les détails dans la suite du mail. Il est recommandé également de structurer la partie « développement » de votre mail à l’aide de paragraphes qui permettront d’aérer votre propos.
- Conclusion du mail
Enfin, concluez brièvement en remerciant votre interlocuteur d’avoir pris le temps de vous lire. N’en faites pas trop mais prenez le temps tout de même d’écrire une formule de politesse afin de rendre votre email agréable à lire. Tout est question de dosage !
La signature du mail est primordiale. Votre interlocuteur doit savoir qui s’adresse à lui. Apposez votre nom et prénom à la fin du mail ainsi que votre fonction et vos coordonnées. De nombreux outils existent aujourd’hui pour personnaliser votre signature. La plupart des boîtes de réception disposent d’une fonction qui permet à votre signature d’apparaître automatiquement lorsque vous rédigez un mail.
NB : n’oubliez pas de remplir la case « objet ». Ce dernier doit être clair et concis pour indiquer directement à votre interlocuteur ce dont le mail traite. Nous vous conseillons de faire une phrase nominale qui ne dépasse pas les 6 mots.
Rédiger un mail de prise de rendez-vous avec son client : les points-clés à respecter
- Soyez direct(e)
Ne perdez pas de vue votre objectif premier : faire passer un message de façon efficace. Pour rédiger un mail de prise de rendez-vous gardez à l’esprit que pour être clair il faut limiter les digressions sinon vous courrez le risque de perdre votre interlocuteur qui ne saura pas où vous voulez en venir. Dans votre mail, ne parlez que du rendez-vous et de rien d’autre !
Un mail trop long risque d’être survolé, un mail trop court ne contiendra pas toutes les informations nécessaires à la compréhension de votre client. Le meilleur moyen pour que votre mail soit clair et ne contienne que les informations dont votre interlocuteur a besoin, c’est avant tout qu’il soit clair pour vous.
- Précisez ce dont vous souhaitez discuter et pourquoi
Avant de rédiger votre mail de prise de rendez-vous, vous devez savoir exactement ce que vous comptez proposer à votre client durant ce rendez-vous, ou ce dont vous devez discuter avec lui. En un mot, soyez prêt à répondre à la question « C’est à quel sujet ? ». Vous devez aussi bien sûr connaître vos propres disponibilités.
- Ne négligez ni la forme ni le fond
Veillez à tout instant à ce que votre formulation soit sécurisante, sans pour autant trop en faire. La forme est importante, car vous vous adressez à un professionnel que vous ne connaissez pas personnellement. Néanmoins, elle ne fait pas tout et y prêter attention ne doit pas vous mener à négliger le fond ! L’objet de votre sollicitation doit être exprimé clairement.
De plus, votre phrase d’accroche doit être bien rédigée et percutante. Elle doit donner le ton du mail, faire comprendre en quelques mots de quoi il s’agit tout en restant polie et souriante. C’est la phrase que votre interlocuteur va lire en premier et elle le conditionnera pour le reste de la lecture.
- Introduisez un CTA ou un bouton
Proposez directement des créneaux de disponibilités pour la prise de RDV dans le cœur du mail et n’hésitez pas à doubler cette proposition d’un CTA. En effet, pPensez à introduire un CTA – call to action – dans votre mail. Un CTA est un bouton qui, lorsqu’il est cliqué, déclenche une action. Dans votre cas, placez dans le corps de votre mail un CTA qui renvoie vers un planning en ligne avec vos créneaux disponibles pour la prise de rendez-vous.
Ainsi, si les premiers créneaux proposés dans le cœur du mail ne conviennent pas à votre interlocuteur, il peut choisir les disponibilités qui lui conviennent le mieux. Cela évite les multiples mails pour trouver un créneau qui puissent correspondre aux deux parties. De plus, le fait de proposer des créneaux directement dans l’email avant même de proposer le CTA montre une considération envers votre interlocuteur. En effet, n’oubliez pas que c’est vous qui êtes à l’origine de la demande de prise de RDV et pas l’inverse !
Chez Calizy, nous pouvons vous proposer une démo de notre outil de prise de rendez-vous en ligne. La page vers laquelle est dirigé votre client après avoir cliqué sur le bouton de votre email est épurée et la plus claire possible : aucun risque que celui-ci soit perdu. Utiliser un outil comme Calizy, c’est faciliter la vie de vos clients et vous assurer d’être le plus efficace possible dans la gestion de vos rendez-vous clients.
- N’oubliez pas de conclure
Enfin, concluez rapidement. Encore une fois, il est d’usage d’utiliser les formules de politesse. Nous vous faisons confiance pour choisir la formule adaptée à la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur. Inutile d’en faire trop, une formule simple et concise suffit amplement. Elle doit cependant absolument apparaître. Si vous manquez d’inspiration vous trouverez dans cet article quelques exemples de formules de politesse de fin de mail.
Exemple de mail de prise de rendez-vous
Nous avons rédigé ci-dessous un exemple de mail spécifique à la prise de rendez-vous dans le secteur des assurances. Vous pourrez vous en inspirer pour rédiger un mail de prise de rendez-vous dédié à votre secteur d’activité.
Objet : Premier rendez-vous – formules assurance
Monsieur,
Chez (nom de l’entreprise), nous avons à cœur de protéger nos clients contre les risques de la vie de tous les jours. Je me permets de vous contacter aujourd’hui afin de solliciter un entretien au cours duquel je pourrai vous présenter nos différentes propositions d’assurances.
Pourrions-nous convenir d’un rendez-vous téléphonique dans le courant de la semaine prochaine. Etes vous disponible mardi à 14h00 ou bien encore mercredi à 10h00 par exemple ?
Si aucun de ces créneaux ne vous convient, jJe vous laisse choisir dans mon agenda l’horaire qui vous conviendra le mieux :
CTA : “PRENDRE RENDEZ-VOUS”
Dans l’attente de notre rencontre, je vous souhaite, Monsieur, une excellente journée.
Bien à vous,
(Signature)
Ce mail n’est pas trop long, il dispose de toutes les informations nécessaires pour que le destinataire comprenne l’objet de votre sollicitation. En outre, l’insertion d’un CTA permet de ne pas avoir à lister vos disponibilités et de risquer de rendre la compréhension du mail plus laborieuse.
Conclusion
Nous espérons que cet article vous aura aidé(e) à mieux appréhender la rédaction d’un mail efficace pour la prise d’un rendez-vous avec un client. La forme comme le fond ne doivent pas être négligés.
Avec une solution de prise de rendez-vous en ligne comme Calizy, les échanges sont réduits au maximum et vous gagnez en productivité. En un clic, votre interlocuteur a une vision globale de l’ensemble de vos disponibilités et peut choisir celle qui lui convient le mieux.
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