Comment utiliser un planning en ligne efficacement ? 

Vous souhaitez améliorer votre productivité en entreprise dans la gestion de votre emploi du temps et de vos missions ? Vous êtes prêts à revoir l’organisation de votre planning en ligne ? 

Continuez la lecture de cet article rédigé par nos experts pour connaître la manière optimale d’utiliser votre planning en ligne.

A qui s’adresse un planning en ligne ? 

Que vous soyez directeur commercial, directeur de la relation clientèle, directeur marketing ou ayant une fonction associée, l’utilisation d’un planning en ligne aura un très fort intérêt pour vous. 

Pour tous les professionnels ayant un agenda très condensé et rythmé par des rendez-vous, réunions et autres projets sur des horaires spécifiques, le planning en ligne est un outil indispensable à votre productivité !  

Quel est l’intérêt d’un planning en ligne ? 

Une meilleure organisation de votre activité professionnelle 

Quelle que soit votre activité professionnelle, l’utilisation d’un planning en ligne s’avère aujourd’hui quasi-indispensable pour gérer efficacement votre agenda de travail. La multiplication des outils numériques ainsi que l’incrémentation du travail collaboratif dans un nombre croissant d’entreprises rend cet outil plus pertinent encore ! 

Gagnez en flexibilité et faites grandir votre entreprise 

Si votre entreprise est en pleine phase d’expansion, il est temps de réfléchir à de nouvelles solutions pour efficacement gérer vos priorités et vos activités professionnelles. En ce sens, de nombreuses entreprises ont déjà délaissé les traditionnels logiciels de planification et de gestion de calendrier. 

En effet, ils sont souvent assez lourds (donc peu rapides sur un ordinateur ou un mobile), assez compliqués à utiliser et non-flexibles (disponibilité sur plusieurs appareils et partage d’événements par exemple). 

Accroissez vos possibilités de collaboration 

Utiliser un planning en ligne est une chose, mais l’exploiter pour permettre une collaboration efficace avec vos interlocuteurs en est une autre ! Le planning en ligne est la solution la plus adaptée au travail en équipe de par les fonctions de partage d’événements, de prise de rendez-vous à distance, de gestion de listes de diffusion, et bien plus encore…

Gagnez du temps ! 

A l’heure où les journées de travail semblent continuellement se rallonger, il est de plus en plus important de réfléchir à une allocation optimale de son temps de travail. Un planning en ligne est l’outil idéal pour ce faire, car des outils intelligents vous permettent de visualiser votre temps accordé à différentes tâches et de réfléchir à une allocation optimale de votre temps. 

Quelques conseils pour créer un planning en ligne efficace 

N’utilisez qu’une seul agenda en ligne 

Il est souvent facile d’accepter toutes les invitations par mail à ajouter des événements à des agendas en ligne, mais on peut également très facilement s’y perdre ! N’utiliser qu’un seul planning en ligne permet de ne pas se perdre entre différentes applications, vous y gagnerez en cohérence.

Adoptez la sobriété numérique 

La sobriété numérique a deux buts principaux : rendre plus efficace votre interaction avec le numérique et faire un acte pour la planète. C’est très simple : en limitant l’éparpillement de vos données et ressources sur internet, vous gagnerez du temps et limiterez votre pollution numérique. Pour ce faire, regroupez toutes vos données numériques en un lieu au lieu de les étaler ! 

Soyez le plus précis possible 

Une fois votre planning en ligne créé et centralisé, il est temps de le documenter de vos tâches quotidiennes et rendez-vous. 

Un conseil fondamental : soyez le plus précis possible ! Non, vous ne pouvez pas tout retenir, et plus votre agenda sera complet plus vous pourrez gérer vos temps libres. Ajoutez-y tous vos impératif professionnels, mais aussi médicaux et concernant votre vie personnelle. 

Ajoutez des rappels

Toutes nos tâches de la journée ne sont pas inscrites comme des réunions avec des horaires fixes, certaines sont plus informelles au niveau du temps à y consacrer. Pour ne pas les oublier, ajoutez des rappels quotidiens directement dans votre agenda afin de réaliser vos objectifs du jour ! 

Ajoutez… tout ce à quoi nous ne pensons jamais 

Temps de transport, pièces à apporter et conditions d’accès au rendez-vous sont autant de choses que nous pensons maîtriser, jusqu’à ce qu’elles nous échappent ! Notez toutes ces informations corollaires à votre organisation pour ne jamais les perdre de vue. 

Prenez du temps pour organiser vos journées et votre agenda

Une fois rempli, un agenda non ré-agencé n’est pas un bon agenda ! Prenez un moment pour réfléchir à votre allocation du temps de la semaine ou de la journée et comment réorganiser votre agenda. Inscrivez-y vos rendez-vous à venir, vos tâches pressantes, vos objectifs plus ou moins proches, etc. 

Les écueils à éviter à tout prix  

Séparer votre agenda personnel de votre agenda professionnel 

Vous souhaitez – en toute légitimité – séparer votre vie personnelle et professionnelle, mais n’en séparez pas les agendas ! La meilleure façon de vous perdre dans votre organisation est d’utiliser deux agendas distincts : la probabilité d’y cumuler deux rendez-vous au même moment est grande. Préférez la superposition d’agendas pour vos tâches spécifiques. 

Construire votre agenda de votre côté 

Collaborez ! C’est le maître mot d’un planning en ligne efficace. Planifiez des événements mais n’oubliez pas d’y inviter vos collaborateurs conviés, l’événement s’ajoutera automatiquement à leur calendrier. Inscrivez vos heures de rendez-vous et d’absence pour que tous puissent avoir vos disponibilités. 

Ne pas personnaliser son planning en ligne 

Si vous suivez cet article, c’est sûrement que vous souhaitez gagner en productivité avec un planning en ligne efficace. Vous avez donc de grandes chances de le consulter plusieurs fois par jour. Personnalisez votre agenda, vous ne le regretterez pas ! Ajouter des signets, trier vos événements par couleurs, personnaliser vos libellés, hiérarchiser vos ajouts par ordre de priorité… autant de choses que vous pouvez faire pour améliorer la lisibilité de votre planning en ligne. 

Les apports d’un planning en ligne à votre entreprise 

Ajouter automatiquement vos rendez-vous 

Si vous avez un logiciel de prise de rendez-vous, rien n’est plus simple que de le synchroniser directement avec votre planning en ligne ! Cela vous épargnera un temps considérable consacré à la gestion de vos rendez-vous et leur report sur votre agenda. Si vous souhaitez en savoir plus, lisez notre article dédié sur le sujet.

Faites du multiplanning 

Avec la démocratisation des outils numériques et leur standardisation, il devient aujourd’hui difficile d’organiser son espace de travail seul. Partagez votre planning en ligne à vos collaborateurs et invitez-les à y contribuer pour gagner à la fois en temps et en efficacité. Retrouvez notre article dédié au multiplanning ici.

Simplifiez votre vie numérique

Il n’est pas simple de s’y retrouver entre les nombreux logiciels que nous utilisons aujourd’hui en entreprise. Limitez le nombre de logiciels que vous utilisez et essayez de centraliser vos tâches numériques au maximum. Pensez aussi à utiliser des outils en ligne, facilement accessibles sur mobiles et moins lourds à l’utilisation. Retrouvez un guide comparatif des meilleurs logiciels de planning gratuit ici.

Conclusion 

En somme, l’utilisation d’un planning en ligne est aujourd’hui primordial pour organiser efficacement votre agenda professionnel, en lien avec vos obligations personnelles. 

Personnalisez votre agenda à votre manière et invitez vos proches à y collaborer pour automatiser vos tâches et augmenter votre potentiel de productivité ! 

Calizy vous propose de nombreux outils de planning en ligne, faites dès maintenant un tour sur le site pour y découvrir les formules disponibles.