Comment bien préparer ses rendez-vous client ?
“Votre service m’intéresse particulièrement, peut-on décider d’un rendez-vous ?” C’est l’une des phrases les plus agréables qu’une entreprise et plus particulièrement un vendeur puisse lire ou entendre. Un client est intéressé par une collaboration avec vous !
Vous commencez alors immédiatement à penser à la rencontre avec ce client potentiel. Que demandera-t-il ? A-t-il d’autres solutions que vous ? Quels sont ses points sensibles et pouvez-vous répondre à ses besoins ?
Avant que la réunion n’ait lieu, il y a quelque chose d’important à faire : préparer la réunion avec le client. Voici comment vous pouvez tout préparer et être prêt à convaincre ce prospect lors d’un rendez-vous en physique ou par téléphone.
Faites des recherches sur le client avant le rendez-vous
Cela va sans dire, mais beaucoup trop de rendez-vous clients ont été gâchés parce que l’entreprise n’avait pas pris avec assez de sérieux cette étape fondamentale. À l’ère de l’information, il est plus facile que jamais d’en savoir plus sur un client potentiel.
Pour ce faire, vous pouvez consulter leur site Web, « googler » le nom de l’entreprise, regarder leurs profils LinkedIn et autres médias sociaux. Vous pourrez ainsi découvrir la façon dont ils communiquent et se positionnent. Ainsi, vous pourrez déterminer la valeur que vous pouvez leur apporter, tout en améliorant votre relation client.
Connaître votre client et les causes pour lesquelles il s’engage avant qu’il ne le dise lui-même peut s’avérer être un avantage lors des rencontres. Cela s’applique à de nombreux types d’emplois, alors faites vos recherches.
S’informer sur votre client est aussi une bonne idée pour cerner vos concurrents. En naviguant sur les sites de votre potentiel client, vous tomberez souvent sur des entreprises qui ont déjà travaillé pour le client en fournissant le même travail que vous. Cela vous permet de voir la qualité de leur travail et les attentes du client.
Préparez-vous à donner quelque chose de gratuit pour accrocher le client
Vous avez fait vos recherches, vous connaissez le client et ses besoins. Au cours du rendez-vous, il aura probablement des questions auxquelles vous pourrez répondre immédiatement pour l’aider.
Bien que vous pourriez vouloir ne pas tout dévoiler tout de suite, et préfériez attendre que ce client potentiel signe le contrat et paie votre facture, vous devez accepter de lui fournir des recommandations, lignes directrices ou avis gratuitement. Ainsi, il sera rassuré, il verra que vous êtes à la hauteur et, idéalement, il sera plus enclin à travailler avec vous.
Avant le rendez-vous client en question, il peut être utile de préparer, en concertation avec votre équipe, une liste d’informations que vous êtes prêts à donner gratuitement au client sans que celles-ci soient compromettantes.
Préparez une liste de questions avant votre rendez-vous client
Même si vous souhaitez que la réunion ressemble à une conversation amicale et informelle, elle doit également être structurée. Le client est là pour vous présenter un problème et il vous donnera quelques informations. Cependant, c’est vous qui devez guider la conversation.
La principale chose à garder à l’esprit est que vous devez toujours avoir une liste de questions que vous passez en revue tout en prenant des notes.
L’objectif des questions est triple. Vous voulez savoir :
- ce qui les a poussés à vous choisir ;
- quel type de problème vous devez résoudre pour eux ;
- quel type de problème sous-jacent ou en filigrane vous devez résoudre.
La dernière partie est la plus importante.
Ce que recherche réellement le client est l’information clé que vous voulez obtenir lors de vos réunions avec celui-ci, alors préparez une série de questions pour la découvrir. Vous verrez que parfois le client ne se rend même pas compte qu’il se trompe dans ses besoins réels.
Une fois que vous connaissez la véritable raison pour laquelle le client veut vous engager, vous connaissez son véritable point sensible et vous pouvez l’utiliser pour établir votre proposition commerciale.
Au lieu de dire « nous allons refaire votre site Web pour que vous puissiez disposer d’une plateforme de commerce électronique moderne », dites « nous allons refaire votre site Web pour que vous puissiez convertir plus de visiteurs en prospects ».
Anticipez les questions fréquemment posées
Si vous êtes en charge de votre entreprise depuis un certain temps, vous avez une assez bonne idée des questions que vous pouvez potentiellement recevoir. Les recherches que vous effectuez sur le client et ses concurrents vous aideront également à anticiper certaines questions.
Cependant, certaines questions peuvent vous prendre au dépourvu. Il n’y a pas de mal à ne pas avoir de réponse immédiate, mais faites un suivi rapide après la réunion, par un appel ou un courriel.
La bonne nouvelle, c’est que plus vous êtes au fait de ce que vous vendez, et plus vous vous tenez au courant des actualités de votre domaine d’expertise, moins vous aurez de questions auxquelles vous ne pouvez pas répondre immédiatement.
Choisissez le lieu avec attention
Ce sujet peut vous paraître trivial à première vue, mais il est en réalité essentiel de le maîtriser. Tout d’abord, notez que c’est à vous de choisir le lieu du rendez-vous client, si possible.
Ne vous contentez pas d’organiser un simple rendez-vous à distance. Maintenant que nous sommes presque de retour à la normale après cette pandémie, veillez à privilégier des contacts physiques avec vos futurs clients.
L’interaction est bien plus naturelle et les informations que vous voulez faire passer auront davantage de poids si elles sont transmises à l’oral dans un restaurant par exemple qu’à travers un écran d’ordinateur.
Plus précisément, si vous proposez au client de vous déplacer dans ses locaux, deux choses se produisent :
- Premièrement, cela ne vous place pas dans une position équilibrée puisque vous êtes le seul à faire des efforts. Dans ce cas, il est préférable que le niveau d’effort soit mieux réparti lors d’un premier rendez-vous.
- Deuxièmement, le client sera dans un environnement familier, avec des téléphones qui sonnent et autres distractions qui pourraient plus facilement vous interrompre au mauvais moment.
Choisissez plutôt un endroit neutre. Un endroit agréable et haut de gamme avec un coin calme et assez de place en fonction du nombre de personnes que vous êtes. Les halls d’hôtel peuvent être un lieu de réunion idéal.
N’oubliez pas enfin d’arriver tôt, prenez un verre et familiarisez-vous avec l’endroit avant même l’arrivée du client.
Se préparer efficacement, c’est aussi maîtriser l’après rendez-vous
Comme nous l’avons mentionné précédemment, de nombreuses réunions en face à face nécessitent plusieurs suivis avant que vous puissiez conclure une affaire. Malheureusement, certaines ventes potentielles finissent par être perdues en raison d’un suivi inefficace.
Selon l’article d‘OpenView, le vendeur moyen perd jusqu’à 40 % de ses ventes parce qu’il ne fait pas un suivi efficace de ses clients potentiels. Pour éviter cela, suivez ces quelques recommandations.
Définissez des actions claires
Prenez quelques minutes vers la fin de votre réunion pour discuter des prochaines étapes avec votre prospect. Le suivi consistera-t-il en une autre réunion, un appel téléphonique ou une démonstration ? Soyez précis sur l’ordre du jour du suivi, et assurez-vous que les deux parties sont d’accord avant de mettre fin à la réunion.
Envoyez des notes de réunion
Une partie essentielle d’un suivi efficace consiste à envoyer un résumé concis de votre réunion, en soulignant les points importants de celle-ci. N’oubliez pas que vos prospects ont peut-être écouté des arguments de vente similaires. Les notes de réunion vous aideront donc à vous démarquer de la concurrence et à rester dans leur esprit.
Montrez votre appréciation
Dans le cadre de votre suivi, il est judicieux d’envoyer une note de remerciement à votre prospect pour lui exprimer votre reconnaissance d’avoir envisagé votre produit ou service. Il s’agit d’une bonne méthode pour montrer que vous appréciez votre prospect et pour que votre suivi soit moins « ennuyeux ».
Concentrez-vous sur la solution
L’objectif principal de votre suivi doit être de rassurer votre prospect sur ces questionnements, ce qui est le même objectif que lors du rendez-vous en lui-même. Donnez des exemples ou des études de cas sur la façon dont votre produit ou service a résolu des problèmes similaires à ceux du client, ou partagez des articles pertinents.
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Conclusion
Pour conclure, vous devez être irréprochable sur la préparation de votre rendez-vous client. La préparation en amont est la clé de la réussite puisqu’elle va vous permettre d’être assuré et de présenter des arguments convaincants à votre client pour le faire signer.
Veillez tout de même à laisser de la place pour l’improvisation et le naturel. Il n’y a rien de pire qu’un rendez-vous client réglé comme une horloge où les étapes de la discussion s’enchaînent sans interactions légères qui empêchent les échanges spontanés.
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