Calendly gratuit : vers quelles alternatives se tourner ?
Apprécié des particuliers et des entreprises, le géant américain Calendly a su depuis quelques années tirer son épingle du jeu parmi les solutions professionnelles de prise de rendez-vous en ligne.
Mais la concurrence se fait rude, et les logiciels de planning d’organisation numérique se font de plus en plus nombreux, mettant notamment en lumière les limites du plan basique de Calendly nommé “Calendly gratuit”.
Si vous êtes à la recherche d’un outil personnalisable et flexible qui présente toutes les fonctionnalités d’un logiciel de planification en ligne, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous vous présentons les avantages et les limites de la version gratuite de Calendly, tout en vous proposant 5 alternatives vers lesquelles vous pouvez vous tourner.
Utilisation de Calendly gratuit : quels sont les avantages ?
Calendly se revendique comme le leader de la planification automatisée avec une promesse bien claire : celle d’éliminer tous les problèmes liés à la planification que ce soit pour un usage personnel ou professionnel.
Par conséquent, l’entreprise met à disposition des utilisateurs une plateforme intuitive qui se connecte automatiquement à un agenda défini. Cela permet aux membres d’une équipe ou à des clients de réserver un créneau en fonction des disponibilités.
D’ailleurs, l’outil intègre des fonctions clés pour faciliter cette gestion comme la planification intelligente, la connexion automatique à d’autres calendriers ou encore les liens de partage. Fonctions qui ont pour but de permettre à chacun de se concentrer sur son activité et son développement grâce à un système automatisé de planification.
Calendly, c’est aussi plusieurs plans dont Calendy gratuit, un plan qui s’adresse à ceux qui ne souhaitent disposer que de l’essentiel de l’outil.
Vous trouverez ci-dessous une liste des fonctionnalités intégrées au plan gratuit de Calendly.
- la possibilité de connecter 1 calendrier par personne,
- la connexion aux autres agendas comme Google, Office 365, Outlook et iCloud,
- l’accès à Calendly depuis le Web et les applications iOS et Android,
- la possibilité de définir un événement actif parmi la disponibilité, la durée, le lieu ou d’autres informations,
- la création d’un nombre illimité d’événements individuels pour permettre aux invités de réserver des réunions privées avec vous,
- la possibilité de créer des sondages de réunions en illimité,
- la possibilité de créer des réunions privées en illimité,
- la personnalisation du lien de réservation,
- la notification d’évènements réservés envoyée à vos invités,
- l’ajout d’une image à votre profil,
- la possibilité d’ajouter Calendly à votre site web,
- la connexion aux outils de visioconférence : Google Meet, GoToMeeting, Microsoft Teams, Webex et Zoom,
- la connexion à Intercom et Slack,
- l’accès à une assistance basique.
Toutes ces fonctionnalités offrent plusieurs avantages.
Un vrai gain de temps
En premier lieu, on peut citer le gain de temps. Avec ce logiciel, vos clients ou partenaires peuvent eux-mêmes prendre rendez-vous en réservant un créneau libre sur votre Calendly. La prise de rendez-vous est alors simplifiée, et de votre côté, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur l’essentiel de vos activités.
Un planning optimisé
En utilisant Calendly gratuitement, vous pouvez aussi améliorer l’optimisation de votre planning. Vous avez une vue d’ensemble sur votre calendrier, ce qui, d’un point de vue organisationnel, vous permet de savoir où vous en êtes dans votre planning ou dans la gestion d’un projet.
Un plan totalement gratuit
Enfin, le plan basique Calendly est 100 % gratuit. Avec cette option, vous bénéficiez de pas moins de 14 fonctionnalités pour gérer vos rendez-vous de manière automatique sans débourser 1 centime. En fonction de votre structure et de vos besoins, c’est une solution qui peut suffire. Elle est d’ailleurs souvent privilégiée des utilisateurs qui souhaitent travailler mieux, plus efficacement sans perdre de temps sur l’organisation et des rendez-vous et réunions diverses.
Toutefois, si Calendly gratuit semble avantageux, il n’est pas pour autant l’outil adapté à toutes les situations. Dans la suite de l’article, nous allons voir que ce logiciel de planification automatisée présente aussi certaines limites qui nous amèneront à vous présenter des alternatives plus cohérentes avec les besoins d’une entreprise.
Calendly gratuit : quelles sont les limites de cet agenda partagé ?
Le premier inconvénient de Calendly gratuit concerne bien évidemment son plan basique, qui par définition est limité. Chez Calendly, si on veut accéder à des fonctionnalités intéressantes pour véritablement mieux organiser la gestion de ses rendez-vous et du travail en équipe, il faut passer aux plans payants, qui, soit dit en passant, débutent à 12 € par mois pour les besoins d’une équipe.
On notera aussi que dans le plan basique, l’application est limitée à un seul utilisateur. Si vous êtes gestionnaire de projet ou directeur, vous ne pourrez donc pas équiper vos collaborateurs de Calendly gratuit. Par conséquent, cet outil n’est pas compatible avec un usage de groupe. D’ailleurs, il n’y a pas de possibilité de créer des événements collectifs.
Ce forfait ne comprend pas non plus de rappels de rendez-vous par SMS ou par e-mail, ce qui, dans le quotidien d’une entreprise, peut être problématique. Car les rendez-vous non honorés sont un problème de plus en plus fréquent.
Ce ne serait pas moins de 35 % des rendez-vous en ligne qui se terminent en no-show, à savoir la non-présentation à un rendez-vous. L’un des moyens pour diminuer ce taux, c’est d’utiliser la fonction rappel automatique d’un agenda en ligne. Malheureusement, avec Calendly gratuit, vous ne pourrez pas le faire.
Ce qu’on peut retenir de ce Calendly, c’est qu’il ne fournit que des fonctionnalités très basiques. Dans le cadre d’un travail d’équipe, des services comme l’agenda partagé, les connexions multiples au calendrier, les réunions de groupe, l’annulation et reprogrammation ou le suivi et gestion des rendez-vous sont particulièrement utiles. Chez Calendly, tout ça n’est disponible qu’à partir des plans payants Premium et Pro.
Les alternatives à Calendly gratuit : 5 propositions d’agenda en ligne
1 – Google Agenda
Aussi appelée Google Calendar, cette application gratuite de Google est un outil de gestion de calendrier en ligne qui a pour but d’aider une personne seule comme une équipe à mieux s’organiser et à gagner en productivité. Compatible à tous les supports, il s’utilise aussi bien sur PC que tablette ou smartphone. Il comprend des fonctions comme le partage d’agenda, le récapitulatif par email de ses rendez-vous, l’invitation, le mode hors connexion, la gestion des tâches ou encore l’intégration à son site.
Avantages :
- Prise en main facile
- Pratique à utiliser
- Gratuit
Inconvénients :
- Gratuit, donc fonctionnalités limitées
- Ne convient pas ou peu à une gestion d’équipe
- N’est pas conçu pour suivre et optimiser le parcours client, car pas de suivi de rendez-vous intégré ni de tableaux de bord pour analyser les performances de l’activité.
2 – SimplyBookMe
SimplyBookMe est un logiciel de réservation en ligne qui s’adresse aux sociétés de service. Complet, il permet d’optimiser les prises de rendez-vous, et fonctionne comme un agenda en ligne. Il intègre notamment des fonctionnalités intéressantes comme les réservations en ligne, le rappel automatique par SMS ou e-mail, un module de paiement, l’intégration & API ou encore la personnalisation. Enfin, il est accessible depuis un smartphone, une tablette ou un pc.
En avantages, on peut citer :
- Le multilingue
- Le rappel des rendez-vous
- La planification de groupes
- La fonction paiement
- La personnalisation
Et un inconvénient particulier :
- Le prix : formule intéressante à partir de 25 euros par mois
3 – SuperSaas
SuperSaas est un agenda en ligne professionnel qui facilite la prise de rendez-vous et simplifie la gestion des plannings. Le logiciel s’adresse aux entreprises Saas, et dispose de fonctionnalités adaptées à ce secteur. Personnalisation, envoi automatique de confirmations et rappels, options de paiement, synchronisation, analyse et rapports sont des services que propose le logiciel.
Les plans vont d’un forfait basique gratuit à un pack E à 30 euros par mois pour la version la plus complète.
En avantages, on peut citer :
- Le rappel automatique
- La synchronisation
- L’analyse d’activité
- Le service client
- La personnalisation dans la planification des rendez-vous
En inconvénients :
- Une interface peu intuitive
- La spécialisation Saas
4 – Hubspot
Hubspot est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne qui permet de faciliter la gestion des réunions en programmant en toute simplicité des meetings depuis son calendrier. La particularité de cet outil c’est qu’il fait partie de Sales Hub, un logiciel de gestion client plus complet.
L’outil de gestion des rendez-vous de Hubspot est gratuit, mais ne donne accès qu’à des fonctions limitées comme la prise de rendez-vous automatisée, la synchronisation, l’intégration à votre site. Pour aller plus loin, il faut prendre la version payante à partir de 41 € par mois.
Avantages :
- Facilité d’utilisation
- Intégré à Sales Hub
- Synchronisation au CRM
- Automatisation des prises de rendez-vous efficace
Inconvénients :
- Fonctionnalités limitées avec le plan gratuit
- Forfait assez cher quand on passe au plan payant
5 – Calizy
Calizy est un logiciel d’agenda en ligne spécialisé sur les secteurs de l’assurance, des services financiers, la sous-traitante, les services itinérants, l’assistance et la distribution spécialisée. Grâce à sa solution d’agenda partagé et de prise de rendez-vous, Calizy répond aux besoins des entreprises qui souhaitent améliorer la production du travail d’équipe tout en augmentant la transformation commerciale grâce à un parcours client optimisé.
Calizy propose trois plans :
- L’essentiel à 12,50 € par mois pour des fonctionnalités basiques.
- L’advanced à 19,50 € par mois pour obtenir des services avancés.
- Et le Plan Enterprise à 29,50 € par mois pour un pack complet.
Les avantages de Calizy :
- Partage du calendrier
- Synchronisation aux autres calendriers et CRM
- Personnalisation
- Prise de rendez-vous intelligente
- Suivi et gestion de la performance
Les inconvénients :
- Pas de plan gratuit
- On-boarding et accompagnement disponible uniquement dans le pack Enterprise avec un surcoût
| Logiciel | Atouts | Secteur spécialisé | Prix/forfait |
| Google Agenda | Gratuite / facilité d’utilisation. | Aucun | Gratuit |
| SimplyBookMe | Adapté aux structures internationales / options de paiement intégrées. | Aucun | 0 € / mois plan gratuit 6,7 € / mois plan basic 21 € / mois plan standard 42 € / mois plan premium |
| SuperSaas | Personnalisable / options de paiement intégrées. | Saas | 0 € / mois plan gratuit de 6 € à 30 € / mois pour les 5 autres plans |
| Hubspot | Intégré à Sales Hub qui comprend d’autres fonctionnalités intéressantes. | Saas / entreprise par abonnement | Plan gratuit, mais pour accéder aux fonctionnalités intéressantes, le plan débute à 41 euros par mois. |
| Calizy | Multi-canalité, gestion facile, pilotage et suivi. | Assurance, Services financiers, Sous-traitance, Services itinérants, Assistance et Distribution spécialisée | 12,50 € / mois forfait Essential 19,50 € / mois forfait Advanced 29,50 € / mois forfait Enterprise |
Conclusion
Pour conclure, on peut dire que Calendly gratuit est un logiciel de planification des rendez-vous intéressant quand il s’agit d’automatiser ce processus pour se libérer du temps et de l’espace afin de se concentrer sur son activité. Toutefois, l’outil est limité pour la gestion d’un travail d’équipe ou le suivi des performances clients.
Par conséquent, si vous recherchez une alternative plus complète et réellement adaptée aux besoins d’une entreprise, Calizy peut s’avérer une bonne option. Vous pouvez vous en rendre compte par vous-même en réservant un créneau pour une démonstration.