Quels sont les avantages d’un logiciel de prise de rendez-vous ?
Les rendez-vous sont des moments cruciaux dans la vie d’une entreprise. Qu’il s’agisse de la gestion des réunions en interne ou encore des appels avec les clients, il est important de faire preuve de rigueur et de professionnalisme.
Bonne nouvelle ! Pour vous aider, il existe des logiciels de prise de rendez-vous. Ces outils en ligne permettent d’optimiser la relation avec vos prospects et clients. Mais ce n’est pas tout ! Les logiciels de prise de rendez-vous vous aident également à améliorer la productivité de vos équipes en interne.
Voyons ensemble comment ils fonctionnent et quels sont leurs avantages.
Qu’est-ce qu’un logiciel de prise de rendez-vous ?
Un logiciel de prise de rendez-vous est un outil facile à prendre en main qui permet à vos prospects, clients et collaborateurs de prendre rendez-vous facilement et efficacement.
Voici les principales fonctionnalités indispensables des logiciels de prise de rendez-vous en ligne !
Une meilleure relation avec les interlocuteurs extérieurs
Un parcours client fluidifié
Les prises de rendez-vous client comprennent souvent de nombreux paramètres à prendre en compte : les disponibilités des interlocuteurs, l’attribution des requêtes, la qualification des rendez-vous, leur durée, parmi bien d’autres.
Tous ces éléments doivent être scrupuleusement mis en lien entre eux afin de trouver le meilleur créneau de rendez-vous à proposer. Mais cette tâche en apparence ardue, n’est pas sans issue !
Les logiciels de prise de rendez-vous comme Calizy permettent par exemple de mettre en place une attribution intelligente des leads. C’est très pratique, puisque cela diminue largement le nombre d’étapes dans le parcours de vos clients.
Un rendez-vous est ainsi automatiquement proposé à votre client avec le bon interlocuteur, quel que soit le canal par lequel votre client vous approche. Tout cela en synchronisant ces données avec votre logiciel de CRM. Plutôt pratique, non ?
Une connaissance plus fine de vos clients
Un logiciel de prise de rendez-vous vous permet également d’envoyer automatiquement à votre client un questionnaire d’entrée, quel que soit le canal utilisé. Ce questionnaire vous permet ainsi de récupérer dès la première interaction des données cruciales pour qualifier vos leads rapidement.
Ces données sont bien sûr collectées selon les règles du RGPD. Elles sont ensuite analysées et conservées dans les bases de données prévues à cet effet par votre logiciel. Le lien est ensuite automatiquement fait avec votre plateforme CRM.
Ces données précieuses vous permettent d’acquérir très tôt dans votre parcours client des connaissances sur vos interlocuteurs et d’éviter des allers-retours laborieux.
Des parcours de qualification optimisés
La récupération rapide des données permet également de concevoir des parcours de qualifications des prospects adaptés à leur profil.
En fonction du type de prospect, de son besoin ou du type de contact préconisé, vos équipes pourront orienter vos interlocuteurs sans se tromper ni perdre de temps.
Une meilleure qualité de prise de rendez-vous
Il n’est pas toujours évident pour une équipe de gérer les prises de rendez-vous, notamment pendant les périodes de pic, qui peuvent s’avérer particulièrement intenses. La gestion de ces flux avec qualité est donc un véritable défi.
Augmenter le nombre de rendez-vous
Lorsque le parcours client n’est pas automatisé, la prise de rendez-vous peut s’avérer laborieuse et chronophage.
C’est pour répondre à ce besoin que les logiciels de prise de rendez-vous ont été développés. Ils permettent de tout gérer en ligne, en quelques clics. Un gain de temps garanti !
50 % des rendez-vous sont pris en dehors des horaires d’ouverture. Un logiciel de prise de rendez-vous permet également au client de solliciter un rendez-vous avec un membre de votre équipe 24h/24 et 7j/7. Plutôt pratique !
Un engagement rapide
Obtenir les données de prise de rendez-vous est clé pour les équipes. Elles peuvent ainsi engager efficacement et rapidement les prospects.
Cela n’est possible que si le point d’entrée permet de qualifier automatiquement les prises de contact, de manière simple et complète. Il est donc important de sélectionner le bon logiciel de prise de rendez-vous.
Des rendez-vous mieux honorés
Malheureusement, le no-show est un problème omniprésent dans de nombreux secteurs. Grâce à un logiciel de prise de rendez-vous en ligne vous pouvez très simplement relancer vos prospects et clients avant chaque rendez-vous.
Mais ce n’est pas tout ! Les rendez-vous pris s’intègrent automatiquement dans les agendas de vos interlocuteurs, qu’il s’agisse de vos collaborateurs, de vos partenaires ou de vos clients. Une fonctionnalité pratique pour diminuer les oublis !
Une plus grande transformation
« Nous constatons que les clients qui entrent dans l’agence avec un RDV ont 30 % de chance de plus de souscrire à des options que les clients qui n’en ont pas. »
M. G. – Responsable réseau d’une assurance
Avoir un rendez-vous représente d’ores et déjà un engagement. En simplifiant le parcours de l’utilisateur, vous êtes sûr d’augmenter la transformation commerciale de vos prospects.
Grâce au logiciel, vous pourrez également diriger automatiquement le client vers le bon interlocuteur et favoriser ainsi l’upsell et le cross sell. Pratique !
Un site attractif
Avoir un site qui présente une intégration de prise de rendez-vous en ligne, c’est très attractif pour vos prospects.
L’ergonomie qui en découle leur permet de ne pas hésiter à solliciter un rendez-vous avec vos équipes, en ayant l’assurance de tomber sur un interlocuteur adapté.
L’intégration d’un logiciel de prise de rendez-vous rend donc le parcours client particulièrement optimal. Cela améliore l’engagement de vos clients et leur transformation !
Un logiciel adapté à plusieurs canaux
Pour qu’un logiciel de prise de rendez-vous soit performant, il doit permettre la multi-canalité des rendez-vous. En d’autres termes, il doit être utilisable tout aussi facilement dans divers canaux, sans perdre les données du client.
Les différents canaux concernés sont par exemple le site internet, l’agence ou encore la boutique et les conseillers (qu’ils soient experts ou généralistes).
En retrouvant tous ces points d’entrée sur le logiciel, vous êtes sûrs de ne perdre aucune information et de personnaliser au maximum le parcours de vos clients.
Une meilleure productivité
Un logiciel de prise de rendez-vous est un outil particulièrement performant pour améliorer la productivité des équipes en interne.
Un outil complet vous permet d’intégrer les agendas de vos équipes ainsi que les process de l’entreprise.
Un bon logiciel de prise de rendez-vous peut nettement augmenter la productivité de vos équipes en diminuant jusqu’à 50 % le temps de prise de rendez-vous.
Cela est possible grâce à plusieurs fonctionnalités cruciales comme l’automatisation de l’assignation des équipes ou encore la synchronisation des calendriers. Les agendas de chacun seront mieux remplis !
Un bon outil sur trois niveaux
Intégrer un logiciel de prise de rendez-vous est bénéfique pour plusieurs entités de votre entreprise. Pour les services marketing, le logiciel permet par exemple de mettre en place un plan d’action efficace de mailing et d’envoi de SMS automatisés.
Ces logiciels sont également très utiles dans les parcours de vente pour les conseillers sédentaires ou itinérants ainsi que dans les suivis de relation client.
Un suivi de la performance optimisé
Grâce à votre logiciel, les données de rendez-vous sont automatiquement traitées et sauvegardées, quel que soit le canal utilisé.
Elles peuvent ensuite être facilement analysées dans des tableaux de bord adaptés et ergonomiques. Cela est très pratique pour repérer l’avancée des leads et améliorer la qualité de leur prise en charge.
Ainsi, il devient plus aisé d’identifier les leviers d’amélioration et d’optimisation du parcours client pour réagir vite et bien à d’éventuelles difficultés.
Calizy, un outil de travail adapté
Calizy propose une solution de prise de rendez-vous en ligne via des agendas partagés avec votre équipe à partir de 12,50 € par mois.
Spécialisé dans les secteurs de l’assurance, de la sous-traitance, des services itinérants, des services financiers, de la distribution spécialisée et de l’assistance, Calizy vous permet d’optimiser votre parcours client et de gérer au mieux la transformation de vos leads, tout en facilitant la vie de vos collaborateurs.
Les logiciels de prise de rendez-vous ont pour vocation d’optimiser le parcours client tout en augmentant la productivité des équipes de l’entreprise. En choisissant un outil adapté à vos besoins, vous pourrez améliorer la transformation de vos leads tout en gagnant en efficacité. Découvrez l’offre de Calizy dès maintenant.